Gestione del tempo: pianificazione del tempo con il principio di Eisenhower

Lunedì mattina, ore 8: avete il caffè in mano e siete pronti per iniziare. La lista delle cose da fare è davanti a voi, avete il calendario in vista e la casella di posta elettronica è aperta. Manca solo una cosa: un piano su dove iniziare.

Logico: iniziamo con il compito più importante. O con il compito preferito che richiede poco sforzo per facilitare l'inizio? O, al contrario, con il compito peggiore, secondo il motto "prima il peggio"? Forse l'intera faccenda non è così logica come sembra a prima vista.

Stabilire le priorità non è sempre facile. Èproprio qui che entra in gioco il principio di Eisenhower: Con un semplice schema di valutazione dei compiti, il principio è riuscito ad affermarsi come uno dei classici della gestione del tempo. La valutazione rigorosa dei vari compiti rende più facile classificarli e, di conseguenza, portarli a termine. Ma partiamo dall'inizio.

Dwight D. Eisenhower: presidente americano e genio della gestione del tempo?

Chiunque abbia familiarità con la storia americana sa che Dwight D. Eisenhower non è mai stato noioso. Non sorprende quindi che uno dei più noti metodi di gestione del tempo sia attribuito a lui. E questo nonostante il fatto che non ci siano prove storiche che Eisenhower abbia mai praticato questo metodo!

La denominazione si riferisce invece a uno dei suoi discorsi del 1954, in cui citava:

"Ho due tipi di problemi: quelli urgenti e quelli importanti. Quelli importanti non sono mai urgenti, e quelli urgenti non sono mai importanti".

Che cosa significa?

Il principio di Eisenhower: portare ordine nel caos

Il metodo Eisenhower è un modo semplice per classificare i compiti in base all'importanza e all'urgenza. Il principio si basa sull'ingegnosa matrice di Eisenhower su due assi: quattro criteri di valutazione formano quattro campi in base ai quali i compiti possono essere classificati:

I compiti sono urgenti o non urgenti e importanti o non importanti.

I quattro campi risultanti sono etichettati con le lettere A, B, C e D. I compiti sono classificati come compiti A, B, C o D.

In pratica, la maggior parte dei compiti può essere classificata e ordinata in questo modo.

Qui potete trovare il nostro modello del principio di Eisenhower:

Dalla teoria alla pratica: la matrice Eisenhower

Non è necessario disegnare o stampare una matrice di Eisenhower per applicare il metodo Eisenhower. Basta averla davanti a sé sullo schermo mentre si guarda l'elenco delle cose da fare.

Ora ponetevi le due domande seguenti per ogni voce della vostra lista di cose da fare:

1. Questo compito è urgente o non urgente?
2. Questo compito è importante o non importante?

In base alle risposte, sapete già in quale categoria rientra ogni compito. Annotate la lettera corrispondente accanto al compito.

Il metodo Eisenhower non solo vi aiuta a ottenere una panoramica dell'urgenza e dell'importanza dei compiti. Fornisce anche istruzioni specifiche per le varie categorie di compiti.

Compiti A: A come "massima priorità

Tutti i compiti con la lettera A hanno la massima priorità. Questo probabilmente si spiega da sé. Si tratta in particolare di compiti già pianificati e spesso relativamente stretti.

Ad esempio, se domani avete un appuntamento importante con un cliente e dovete preparare una presentazione, questo è un compito con la lettera A che deve essere completato immediatamente. Non è possibile rimandare.

L'istruzione data dalla matrice di Eisenhower è altrettanto semplice: portarlo a termine. Immediatamente e personalmente.

Compiti B: Molto più di un lavoro duro

Tutti li conoscono, tutti li hanno: Compiti che sono effettivamente importanti, ma che non sembrano urgenti e che quindi sembrano in sospeso per sempre. Nella maggior parte dei casi, però, questi compiti sono molto più di un semplice lavoro di fatica e sono essenziali per l'avanzamento di carriera.

Un esempio è il rilancio del sito web dell'azienda, che viene continuamente rimandato a causa degli ordini dei clienti.

L'istruzione intelligente del principio di Eisenhower in questo caso è: Programmare. Stabilendo un termine per il compito, prima o poi diventerà un compito A e quindi sarà finalmente completato!

Compiti C: Le cose fastidiose

I compiti C non sono molto importanti. In realtà. Ma devono comunque essere svolti. Un esempio di compito C è la prenotazione di una sala per un seminario. Un compito che non è importante di per sé, ma che deve essere portato a termine per la sua urgenza.

Il principio di Eisenhower dice a proposito dei compiti C: Delegare. Se avete la possibilità di affidare il compito a qualcun altro, fatelo. In questo modo avrete il tempo di concentrarvi sui vostri compiti A.

Se non avete la possibilità di delegare i compiti, dovete valutarli di nuovo: È davvero un compito C? Se siete gli unici responsabili dell'organizzazione del workshop, la prenotazione della sala per i seminari potrebbe essere più un compito A per voi. E come tutti sappiamo, questi compiti devono essere gestiti in modo completamente diverso.

Compiti D: E sbarazzarsene!

Se un compito non è né importante né urgente, non deve essere inserito nella lista delle cose da fare, ma piuttosto in quella dei desideri. Le istruzioni del metodo Eisenhower sono di conseguenza semplici:"Eliminare" i compiti D.

In linea di principio, però, potete anche mettere questi compiti da parte. Se avete tempo sufficiente per occuparvene in seguito, potete farlo.

Un esempio di questo tipo di compito è la lettura di un articolo che vi interessa, ma che non ha una rilevanza acuta.

Il principio di Eisenhower in pratica

Il principio di Eisenhower è soprattutto una cosa: pragmatico.

compiti vengono valutati in base a criteri chiari e facili da usare e allo stesso tempo
classificati. Il risultato è un foglio d'azione diretto che semplifica
gli elenchi di cose da fare e la loro attuazione. Non c'è spazio per le coincidenze e l'arbitrarietà, e questo è un bene. Non è così?

Noi pensiamo di sì: Sì e no. Sebbene alcuni compiti non debbano assolutamente essere rinviati o rimandati, riteniamo che anche i compiti presunti C e D abbiano il loro posto sulle nostre scrivanie. Dopo tutto, l'urgenza e l'importanza hanno significati diversi per persone diverse e dipendono sempre dalla situazione individuale.

La ricerca, la formazione continua e il presunto "lavoro da fare" sono molto più di un piacevole passatempo e spesso danno frutti a lungo termine, anche se non sono immediatamente urgenti o importanti.

Il metodo Eisenhower: un supporto alle decisioni in tempi di stress

Tuttavia, il valore pratico del principio di Eisenhower non può essere negato. Soprattutto nelle fasi di stress, il principio può aiutare a prendere decisioni efficienti. Questo non è l'unico motivo per cui il principio di Eisenhower si è guadagnato un posto tra i classici della gestione del tempo.

Gli elementi del Principio di Eisenhower possono essere integrati in quasi tutte le pianificazioni giornaliere e temporali esistenti.

Particolarmente importante può essere la riflessione consapevole sui compiti in termini di importanza e urgenza. In questo modo è possibile identificare anche i punti ciechi, come le attività B spesso dimenticate.

Noi pensiamo che: Il metodo Eisenhower è assolutamente da provare! Se l'applicazione regolare del metodo diventerà per voi un compito di serie A o di serie B, sarà sicuramente chiaro nella pratica.