Verhoog je productiviteit met deze 3 strategieën!

Maandag, 17.00 uur: De kantoordeur slaat achter je dicht en je verlaat het gebouw met het gevoel dat je echt veel vooruitgang hebt geboekt. Het was een drukke dag. Je werd fris wakker en kon meteen vanaf het begin vlot en gefocust werken. Natuurlijk waren er hier en daar uitdagingen en wrijvingen, maar uiteindelijk is alles opgelost. Een goede dag. Een productieve dag. Een van die dagen waarop 8 uur voelt als maximaal 3 uur. En je weet dat dat precies is hoe de rest van de week zal verlopen.

Een scenario als dit is niet alleen de wensdroom van alle werkgevers, maar ook van veel werknemers. Weinig mensen vinden het echt leuk om lui en onproductief te zijn. We willen allemaal doen waar we goed in zijn en er plezier in hebben. En toch worstelen we in de praktijk keer op keer met slappe dagen.

Op deze dagen, die het complete tegenovergestelde zijn van een dag zoals hierboven beschreven, wil er op de een of andere manier niets meer lukken. Hoewel we weten dat we niet om onze taak heen kunnen, stellen we het uit, scrollen we eerst door Facebook en dan Instagram en zitten we uiteindelijk uren op onduidelijke Wikipedia-pagina's. Er zijn maar weinig mensen die op zo'n dag tevreden naar huis gaan.

Morgen is er weer een dag: uitstelgedrag

"Procrastinatie' is de laatste jaren een echt modewoord geworden - deels omdat bijna iedereen zich kan identificeren met het gevoel dat het woord beschrijft. De term is afgeleid van het Latijnse"procrastinare". Als combinatie van"pro" en"crastinum" betekent het zoiets als "voor morgen" en het beschrijft dus perfect wat er gebeurt bij uitstelgedrag: (onaangename) taken en verplichtingen worden uitgesteld en uitgesteld tot een later tijdstip.

Mensen die uitstellen kunnen uren, dagen en weken bezig zijn met het uitstellen van bepaalde taken. Het proces zelf vindt zowel bewust als onbewust plaats en kan bijna obsessieve vormen aannemen. Geen enkele uitsteller voelt zich echt goed. Een slecht geweten en steeds dringender wordende deadlines zijn constante begeleiders van berucht uitstelgedrag. Maar waarom is het zo moeilijk om uit deze onaangename situatie te komen? Waarom niet gewoon de taak afmaken en er een eind aan maken? Was het maar zo makkelijk!

Gelukkig zijn er nu een aantal strategieën die kunnen helpen om de verschillende oorzaken van uitstelgedrag weg te nemen. Ten eerste zijn er veel verschillende redenen waarom mensen uitstellen. Van te weinig uitdaging tot overweldigd zijn en van een gebrek aan motivatie tot overdreven perfectionisme: de oorzaken van uitstelgedrag zijn net zo gevarieerd als de oplossingen. We raden je aan om je niet te laten ontmoedigen als een strategie voor jou niet werkt. Blijf experimenteren! Er is vast en zeker ook de juiste truc voor jou - je hoeft hem alleen maar te vinden.

1, 2 of 3: de keuze is aan jou

In deze blogpost presenteren we drie strategieën die je kunt gebruiken om uitstelgedrag te overwinnen of het helemaal van tevoren te voorkomen. Hoewel alle drie de strategieën zijn ontworpen om de efficiëntie en productiviteit in gelijke mate te verhogen, beginnen ze allemaal op verschillende punten. Het enige dat de strategieën gemeen hebben, is dat er geen of nauwelijks hulpmiddelen nodig zijn om ze toe te passen. We wensen je veel plezier bij het uitproberen!

1 "Eet die kikker" van Brian Tracy

De eerste strategie die we willen introduceren is het "Eat That Frog" principe van Brian Tracy. In ons team is met name onze regiomanager Cécile een groot voorstander van dit principe - en sindsdien heeft ze verschillende andere teamleden ermee kunnen besmetten.

Wie is Brian Tracy?

Brian Tracy is een motiverende spreker en bestsellerauteur gespecialiseerd in zakelijke en persoonlijke ontwikkeling. "Eat That Frog is Tracy's bekendste werk. In het boek presenteert hij 21 strategieën om uitstelgedrag te overwinnen en efficiënter te werken.

Je kust geen kikkers, je eet ze.

Brian Tracy haalt zijn inspiratie voor de "Eet die kikker"-strategie uit een citaat van Mark Twain:

"Als het je taak is om een kikker op te eten, kun je dat het beste 's ochtends vroeg doen. En als het je taak is om twee kikkers op te eten, kun je het beste de grootste eerst opeten."

De simpele essentie van het citaat: als je een kikker moet eten, kun je dat het beste 's ochtends doen - dan weet je zeker dat je het ergste deel van de dag achter de rug hebt.

Brian Tracy past deze eenvoudige wijsheid toe op het dagelijks werkende leven: Als je de dag begint met je grootste en minst favoriete taak, heeft de rest van de dag de geruststellende zekerheid dat alle resterende taken relatief aangenaam en gemakkelijk zullen zijn. Dit bespaart niet alleen energie en tijd, maar ook zenuwen. Vaak zijn de taken die we willen vermijden niet alleen vervelend omdat ze zinloos zijn. Het zijn vaak essentiële taken die, om welke reden dan ook, veel moeite kosten om te voltooien.

Als je zulke taken altijd meteen aanpakt, weet je zeker dat je efficiënt werkt en processen niet onnodig vertraagt.

Pas op dat je niet stikt!

Daar zit hij dan, je kikker. Luid kwakend, een beetje slijmerig en altijd proberen van je weg te springen: hem te pakken krijgen is geen gemakkelijke taak. En als je hem eenmaal stevig in je greep hebt, is zijn grootte nog de laatste horde. Een kikker in zijn geheel opeten, in één grote teug, is iets wat maar weinig mensen aankunnen.

Brian Tracy gaat hier nog verder in zijn mentale vergelijking - en op een zeer levendige manier. Om te voorkomen dat je je verslikt in een taak en deze vervolgens helemaal opgeeft, raadt hij aan om de taak op te splitsen in kleinere delen. Op deze manier verliest de kikker in zijn geheel zijn afschuw. Een hele kikker opeten is slecht. Maar een kikkerpoot? Nou, nog steeds erg genoeg, maar in vergelijking wel te doen.

Probeer verschillende mijlpalen te definiëren en gebruik deze om de verschillende werkfasen te identificeren. Deze kunnen op hun beurt weer worden opgesplitst in kleinere taken. Hoe kleiner de verschillende tussenstappen, hoe beter! Het doel is niet om grote stukken af te werken, maar om stap voor stap te werk te gaan. Zo weet je zeker dat je je motivatie niet verliest. Constante en duidelijk zichtbare vooruitgang zal je helpen gemotiveerd te blijven.

1. Bepaal je taak
Neem voordat je aan de slag gaat de tijd om je taak en je doel nauwkeurig te definiëren. Wat wil je bereiken? Hoe wil je dat het eindresultaat eruitziet?

2. benoem tussenstappen
Zodra je weet wat je wilt bereiken, kun je beginnen met het definiëren van tussendoelen en het benoemen van werkstappen. Hoe gedetailleerder, hoe beter!

Als je je motivatie nog verder wilt verhogen, kun je ook strikte tijds- en deadlinelimieten stellen voor de afzonderlijke taken. Een veel voorkomende oorzaak van uitstelgedrag is het ontbreken van een tijdsbestek. Mensen worden pas productief als ze echt onder tijdsdruk staan. Door tijdlijnen op te stellen kun je dit effect tot op zekere hoogte zelf creëren - maar alleen als je deze deadlines echt serieus neemt. Als het risico bestaat dat je je motivatie verliest en het helemaal opgeeft als je een deadline mist, is het beter om zulke tijdschema's niet van tevoren te maken.

Samengevat is de "Eat That Frog" strategie een zeer nuttig concept. Of het nu gaat om het dagelijkse werk op kantoor of het aanpakken van grote projecten, de "Eat That Frog" strategie kan op veel manieren worden toegepast en is zeker niet alleen interessant voor koppige uitstellers.

De video vat de theorie in een notendop samen. Het volledige boek is zeker verkrijgbaar in de boekhandel bij jou in de buurt, en het is ook beschikbaar als audioboek op Spotify.

2. de "Pomodoro techniek" door Francesco Cirillo

De Pomodoro techniek: klinkt dat niet heerlijk? In feite heeft deze strategie iets te maken met de Italiaanse keuken - maar (helaas) alleen in termen van hoe het is ontstaan.

Wie is Francesco Cirillo?

Francesco Cirillo is gespecialiseerd in efficiëntie en productiviteit. Als consultant en trainer ondersteunt hij bedrijven bij procesoptimalisatie. Zijn doel is om meer te bereiken in minder tijd en met minder inspanning. De Pomodoro techniek is niet alleen Cirillo's bekendste strategie voor productiviteitsmanagement, maar ook zijn oudste. Hij ontwikkelde het tijdens zijn studietijd om zijn eigen efficiëntie te verhogen. Uiteindelijk hielp hij echter niet alleen zichzelf, maar ook vele anderen.

De Pomodoro Techniek: kun je het eten?

Waar gaat deze techniek, die klinkt als een heerlijk gerecht, nu eigenlijk over? Helaas heeft de strategie weinig te maken met de Italiaanse keuken. De naam komt van het Italiaanse woord voor "tomaat". De reden hiervoor is een keukenklok die Cirillo als student bezat: het was Cirillo's favoriete hulpmiddel bij het leren - en het had toevallig de vorm van een tomaat.

Cirillo's keukenwekker in de vorm van een tomaat kon worden ingesteld op 25 minuten. Cirillo gebruikte deze tijd om consequent en geconcentreerd te studeren. Zodra de tijd om was, nam hij een pauze - en begon dan aan de volgende sessie van 25 minuten.

Hoewel Cirillo de techniek al in de jaren 80 ontwikkelde, is de Pomodoro techniek vandaag de dag nog steeds zeer relevant - misschien zelfs wel relevanter dan ooit. Het doel van elke Pomodoro-sessie is om echt geconcentreerd en gefocust te werken, een uitdaging die groter is dan ooit in het tijdperk van digitalisering en smartphones. Er is immers maar één klik tussen het Word-document waar je aan werkt en de oneindige uitgestrektheid van het internet.

Het doel van de Pomodoro techniek is om gedurende een bepaalde tijd echt geconcentreerd en gefocust te werken. Zodra de timer is ingesteld, is er niets anders dan jij en je taak. Geen mobiele telefoon, geen e-mails, niets.

Om je echt consequent aan deze fasen te houden, kun je van tevoren een paar maatregelen nemen. De eerste stap is om je taak duidelijk af te bakenen. Cirillo raadt af om aan meerdere taken te werken in één Pomodoro eenheid. Multitasken nodigt namelijk ook uit tot afleiding en dus uitstelgedrag. Bepaal dus waar je je op wilt concentreren en houd je daaraan.

Zorg er ook voor dat je alle benodigde materialen voor je op tafel hebt liggen. De regel is: niet meer, maar ook niet minder. Zo voorkom je dat je binnen de Pomodoro tijd je tafel moet verlaten voordat de sessie begint.

Als de tijd voorbij is, heb je de mogelijkheid om een pauze te nemen. Net zoals werk werk betekent, betekent een pauze ook een pauze. Wees ook hier consequent en probeer bewust je bureau te verlaten. Geef je gedachten de kans om los te komen van je werk. Alleen zo kun je daarna weer fris aan de slag.

De Pomodoro techniek in de praktijk

Cirillo heeft duidelijke aanbevelingen gedaan voor de techniek. Voor hem geldt: hoe eenvoudiger de hulpmiddelen, hoe beter. Volgens hem heeft het mechanische tikken van de kookwekker een psychologisch effect dat een digitale kookwekker in deze vorm nooit kan hebben. En zelfs als dit waar is, hoef je niet te investeren in een kookwekker om de Pomodoro techniek te gebruiken.

In het algemeen: vind je ritme. De duur van de Pomodoro eenheden staat net zo min vast als de duur van de pauzes. Wie weet passen Pomodoro-fasen van 15 minuten beter bij jou? Of zelfs Pomodoro-sessies van 35 minuten? Wees bereid om te experimenteren. Aandacht en concentratievermogen verschillen van persoon tot persoon. Het heeft weinig zin om jezelf in een bepaalde mal te persen. Gebruik in plaats daarvan de vrijheid die technologie je biedt om het aan te passen aan jou en je behoeften. Maar wees ook eerlijk tegen jezelf. Noteer hoe je je voelt bij verschillende tijdseenheden en kies uiteindelijk de meest efficiënte optie voor jou.

Je kunt gewoon de timer op je smartphone gebruiken als klok - maar er zijn nu ook veel apps die gebaseerd zijn op het Pomodoro principe.

Een daarvan is "Forest Grow", die smartphones aanwijst als de grootste bron van afleiding. Daarom koppelt de app, die in feite een timer is, de werkfasen aan een strikt smartphoneverbod. De app werkt ook volgens het principe van gamification. Wie hier wil "winnen", mag zijn smartphone niet gebruiken voordat de tijd is verstreken.

Concreet ziet het er als volgt uit: In de app "Forest" groeit een delicaat plantje terwijl de tijd seconde na seconde afloopt. Als je naar je mobiele telefoon grijpt voordat de tijd is verstreken, dood je het plantje.

Forest voor iOs:
https://itunes.apple.com/us/app/id1227501286

Forest voor Android:
https://play.google.com/store/apps/details?id=cc.forestapp&hl=de

Pomodoro: flexibel, maar consistent

De Pomodoro techniek is zo populair juist omdat het flexibel kan worden aangepast aan je eigen behoeften, terwijl het toch een probleem aanpakt waar veel mensen mee kampen: Te veel afleiding en te weinig concentratie. De Pomodoro techniek verandert zelfdiscipline van een abstract concept in een tijdgebonden vorm van gedrag - waardoor het voor iedereen haalbaar is.

3. de "2 minuten regel" van James Clear

De laatste techniek die we willen introduceren is ook de jongste en daarom minst bekende van de drie strategieën. De 2-minutenregel van James Clear is even eenvoudig als geniaal. Wat heb je ervoor nodig? Niets. Zelfs niet veel zelfdiscipline.

Wie is James Clear?

James Clear beschrijft zichzelf als auteur, gewichtheffer en fotograaf. Hij baarde opzien met zijn boek "Atomic Habits", waarin hij focust op persoonlijke ontwikkeling. Zijn werk werd een bestseller in de New York Times - in Europa is hij echter (nog) relatief onbekend.

Twee minuten: Waar is die tijd eigenlijk voor?

De 2-minutenregel van Clear is gebaseerd op het "Getting Things Done"-principe van David Allen. Het principe van David Allen luidt als volgt:

"Als het minder dan twee minuten duurt, doe het dan nu."

Als een taak minder dan twee minuten in beslag neemt, is het het beste om het meteen te doen, zonder verder uitstel. Het maakt niet uit of het de afwas is of een openstaande rekening. Als je de vervelende dingen meteen doet, heb je meer tijd voor de echt belangrijke dingen.

Clear past deze regel toe op alle gebieden en activiteiten - maar vooral op nieuwe gewoonten en activiteiten.

De 2-minutenregel stelt dat alles binnen twee minuten kan worden gestart. Ongeacht of het een triviale taak is of een echt groot en ambitieus doel: Alles kan in gelijke mate binnen twee minuten gestart worden.

Alle begin is moeilijk. Alle begin is gemakkelijk.

Dit betekent dat de 2-minutenregel de kern van uitstelgedrag raakt: het begin. In feite vinden de meeste mensen snel hun weg in de workflow als ze eenmaal begonnen zijn. Het kan echter uren, dagen, weken of zelfs maanden en jaren duren om zover te komen.

De 2-minutenregel is een slimme hack om de mentale blokkade die beginnen bij veel mensen veroorzaakt, vakkundig te omzeilen. Clear legt het idee achter de 2-minutenregel uit met eenvoudige natuurkunde en verwijst naar de eerste wet van Newton: fysieke lichamen behouden hun beweging totdat ze door externe omstandigheden of krachten gedwongen worden hun beweging te veranderen. Dit betekent ook dat lichamen in rust in rust blijven totdat een externe kracht ze in beweging zet. Als deze beweging er eenmaal is, is het gemakkelijker om deze in stand te houden.

Volgens Clear geldt dit zowel voor het fysieke lichaam als voor onze psyche: als je eenmaal begonnen bent, is het gemakkelijker om door te gaan.

De eerste stap is vaak het moeilijkst

Hoe ziet de 2 minuten regel er in de praktijk uit? Clear adviseert om elke taak, elk doel en elke inspanning op te splitsen in eenvoudige stappen. Als je bijvoorbeeld schrijver wilt worden, moet je niet nadenken over de bestseller die je eerst moet schrijven, maar gewoon een paar zinnen schrijven. In de theorie van Clear is 2 minuten het tijdsbestek waarin het abstracte doel moet worden omgezet in een praktische activiteit. Zijn advies: Wat je doel of taak ook is - gebruik nu twee minuten om aan de slag te gaan.

We gebruiken drie voorbeelden om te illustreren hoe dit er in de praktijk uit kan zien:

• Doel: Ga regelmatig hardlopen
  Trek je schoenen aan. Ga de straat op. Ren de resterende seconden van je twee minuten. Aan het einde van deze 120 seconden kun je weer naar huis. Je kunt natuurlijk zo lang blijven hardlopen als je wilt.
• Doel: Je bureaublad sorteren en opruimen
  Zet je pc aan en begin met het sorteren, benoemen, archiveren en verwijderen van gegevens waar nodig. Je kunt na 120 seconden stoppen. Of ga door als je zin hebt.
• Doel: Meer lezen
  Neem een boek naar keuze en begin te lezen. Je hoeft geen hoofdstuk, tien of vijf pagina's te lezen. Lees gewoon twee minuten - dit zal waarschijnlijk tussen de één en drie pagina's zijn, afhankelijk van je leessnelheid. Daarna kun je het boek neerleggen. Of, als je daar zin in hebt, verder lezen.

Deze techniek kan gebruikt worden om grote doelen en ambitieuze projecten te herleiden tot wat ze werkelijk zijn: Veel, kleine stappen die op zichzelf haalbaar zijn - als je maar begint.

Makers gaan maken!

De 2 minuten regel richt zich niet op resultaten en uitkomsten, maar op het proces van creëren en doen. Zoals met alle andere principes en theorieën kunnen we geen succes beloven. Maar het is zeker het proberen waard. Want wat heb je te verliezen? 120 seconden?

Bronnen & verder lezen

• David Allen (2001): Getting Things Done. De kunst van stressvrije productiviteit.
• James Clear (2018): Atomische Gewoonten. Een gemakkelijke en bewezen manier om goede gewoontes op te bouwen en slechte gewoontes te doorbreken.
• Brian Tracy (2001): Eat That Frog. 21 manieren om uitstelgedrag te overwinnen en meer gedaan te krijgen in minder tijd.
• https://francescocirillo.com/pages/pomodoro-technique
• https://jamesclear.com/how-to-stop-procrastinating
• https://open.spotify.com/album/0GG7XxEYcXsw08EIyyHqGE?si=PoasFtuyTAqgBdCOlntIkw

Afbeeldingen & pictogrammen:

Pictogrammen via Nikita Golubev, geotatah, Darius Dan, photo3idea_studio, Eucalyp en Freepik via falticon.com
Afbeeldingen via unsplash.com, pixabay.com, freepik.com