Bureaustoel: belastingaftrek is mogelijk

Een ergonomische bureaustoel is zeker de investering waard. Toch gaat het vaak gepaard met hoge kosten. Het is echter mogelijk om een comfortabele bureaustoel af te trekken van je belastingaanslag. Zo kun je de kosten wat drukken, omdat de belastingdienst een deel van de kosten vergoedt. Hoe dit werkt en hoe je een bureaustoel precies kunt afschrijven, lees je in dit blogartikel!

Let op: de volgende informatie heeft betrekking op de fiscale situatie voor werknemers in Duitsland. Voor werknemers in Oostenrijk en Zwitserland en voor zelfstandigen kan de fiscale aftrekbaarheid van kantoormeubilair iets anders zijn.

Wanneer kan de bureaustoel worden afgetrokken van de belasting?

Om je bureaustoel met succes van de belasting af te kunnen trekken, moet je aan bepaalde voorwaarden voldoen. We leggen hier uit welke dat zijn:

Je bureaustoel vervult voornamelijk professionele doeleinden.

Als werkmateriaal kun je alle aankopen, inclusief een bureaustoel, volledig aftrekken van je belastingrekening. Hiervoor moet je bureaustoel voor meer dan 90% voor werkdoeleinden worden gebruikt. Je moet kunnen bewijzen dat je ook van thuis uit werkt en dat je jezelf hiervoor moest uitrusten. Een bevestiging van je werkgever of een thuiswerkovereenkomst in je arbeidscontract is voldoende.

Als je bijvoorbeeld maar één dag per week thuiswerkt, kun je niet het hele bedrag aftrekken van de belasting. Je aankopen kunnen dan alleen naar rato worden afgetrokken.

Je hebt geen andere werkplek beschikbaar.

Je kunt de bureaustoel ook volledig aftrekken van je thuiswerkkosten als je thuiswerkplek de enige mogelijke werkplek is. Dit is meestal slechts zelden het geval voor niet-zelfstandigen, maar het komt bijvoorbeeld voor als het hoofdkantoor van het bedrijf gesloten is. Als je slechts een overeengekomen aantal uren per week in je thuiskantoor werkt, zijn de kosten van de bureaustoel evenredig pro rata vergoed.

Je kunt arbeidsmiddelen fiscaal declareren als je ze minder dan 90% van de tijd voor je werk gebruikt. Uitgaven zoals de kosten van energie, verlichting en hardware kunnen ook worden gedeclareerd als je voldoende bewijs van professioneel gebruik kunt overleggen.

Hoe kan de de bureaustoel aftrekken?

Afhankelijk van je beroep wordt je inkomen maandelijks belast, meestal als werknemer, of jaarlijks, als zelfstandige. Iets aftrekken van je belastingfactuur betekent dat je dit belastingbedrag kunt verlagen. Om iets fiscaal af te trekken, moet je aan het einde van het jaar of in het volgende jaar belastingaangifte doen voor het voorgaande jaar.

Kantoormeubilair aftrekken van de belasting als werknemer

Werknemers dienen meestal een belastingcorrectie in waarmee je achteraf extra uitgaven kunt declareren, zoals een bureaustoel, en zo een deel van de belasting terugkrijgt die je al elke maand hebt betaald. Deze informatie wordt ingediend als zogenaamde inkomensafhankelijke kosten (volgens § 9 lid 1 EStG) of naar rato als kantoorkosten thuis. Zoals hierboven beschreven, kan het vergoede bedrag afhangen van de kosten van de bureaustoel en het gebruik ervan in je thuiskantoor.

Kantoormeubilair aftrekken als zelfstandige

Voor zelfstandigen is de situatie iets anders. Zij rekenen aankopen zoals een ergonomische bureaustoel tot hun zakelijke uitgaven waardoor ze de grondslag voor de berekening van de te betalen belasting kunnen verlagen en dus een beetje kunnen besparen. In overeenstemming met § 4 lid 4 EStG kunnen freelancers en vakmensen alle uitgaven die ze voor zakelijke doeleinden gebruiken, aftrekken van hun belasting. Als een nieuwe bureaustoel of kruk minder dan € 800 netto kost, is het een activum met een lage waarde, wat betekent dat de stoel volledig kan worden afgetrokken in het jaar van aankoop (§ 6 lid 2 EStG). Als de prijs meer dan 952 euro bruto is, moet je de bureaustoel in kleine delen over meerdere jaren afschrijven en kun je hem niet tegen de totale prijs opvoeren. De afschrijvingstermijn voor meubels is 13 jaar.

Het mooie hieraan? Bureaustoelen van Yaasa kosten maar tot 398,00 euro! De Chair Classic, Chair Essential en Chair Luis vallen dus allemaal onder bovengenoemde grens en kunnen dus volledig worden afgeschreven.

Bureaustoel als buitengewone uitgave in de belastingaangifte

In sommige gevallen kun je een ergonomische bureaustoel ook aftrekken als buitengewone uitgave in je belastingaangifte. Hiervoor moet echter wel aan een aantal voorwaarden worden voldaan. Buitengewone uitgaven zijn

• grote privé-uitgaven die om juridische, feitelijke of morele redenen moeten worden gedaan en die onder de gegeven omstandigheden noodzakelijk zijn
• de uitgaven overschrijden een bepaalde grens van je totale inkomen

Een ergonomisch aangepaste bureaustoel kan een buitengewone uitgave zijn als deze om medische redenen wordt aangeschaft, bijvoorbeeld na een operatie of als preventieve maatregel na een hernia. In elk geval moeten de medische redenen kunnen worden aangetoond, bijvoorbeeld door middel van medische attesten.

Bovendien kunnen uitgaven alleen als een buitengewone last worden beschouwd als ze de grens van redelijke uitgaven overschrijden. Voor belastingbetalers die geen kinderen hebben en een totaal inkomen tot 15.340 € hebben, is deze limiet 5% van hun totale inkomen. Voor belastingbetalers met kinderen of andere inkomsten is de grens voor redelijke uitgaven anders. Je kunt zien welke bepalingen in deze gevallen van toepassing zijn hier.

In de meeste gevallen zal de aanschaf van een ergonomische bureaustoel alleen niet voldoende zijn om buitengewone uitgaven te claimen in je belastingaangifte vanwege de vastgestelde bedragen. Als u echter andere kosten moet maken, bijvoorbeeld ziektekosten, kunt u deze optellen bij de aanschafkosten van de ergonomische bureaustoel. Het bedrag dat de limiet van redelijke jaarlijkse uitgaven overschrijdt, kan dus in aanmerking worden genomen bij uw belastingaangifte.

Afschrijving bureaustoel: Hoeveel belasting krijg ik terug?

Er is geen pasklaar antwoord op de vraag hoeveel belasting u kunt terugkrijgen van de belastingdienst voor een nieuwe bureaustoel. Zoals hierboven uitgelegd, mag je van de belastingdienst misschien maar een deel van de aanschafkosten aftrekken, bijvoorbeeld als je de bureaustoel thuis maar af en toe voor je werk gebruikt.

Feit is dat je je bureaustoel volledig kunt aftrekken als je voornamelijk, dat wil zeggen het grootste deel van je werktijd, in je kantoor aan huis werkt en de stoel niet meer dan 800 euro kost.

Is er een bovengrens of een maximumbedrag voor de fiscale aftrekbaarheid van bureaustoelen?

Voor werknemers kunnen alle werkgerelateerde kosten worden afgetrokken, ongeacht het bedrag, maar de vuistregel is: hoe hoger de ingediende werkgerelateerde kosten, hoe waarschijnlijker het is dat de belastingdienst ze zal controleren. Je moet je zaak dus altijd kunnen beargumenteren als je kosten wilt aftrekken.

Voor de bureaustoel geldt: een bureaustoel kan tot 800 euro volledig worden afgetrokken als een bedrijfsmiddel met een lage waarde. Als de bureaustoel meer kost, moet hij jaarlijks naar rato worden afgeschreven.

Voor sommige zakelijke uitgaven, zoals reiskosten woon-werkverkeer, gelden ook jaarlijkse maximumbedragen, bijvoorbeeld de forensentoeslag van 4.500 euro.

Kantoormeubilair: belastingaangifte gemakkelijk gemaakt

Je kunt de kosten van de bureaustoel altijd declareren voor het betreffende jaar van aanschaf. De belangrijkste tip hierbij is om de factuur te bewaren! Zonder de factuur kun je geen geld aftrekken of je bureaustoel afschrijven.

Aankopen voor kantoor aan huis worden ingediend met het EST-formulier, namelijk de Bijlage N. Onder post 42 en 43 valt bijvoorbeeld een bureaustoel voor je thuiskantoor. De aanvraag kan na het invullen eenvoudig online worden ingediend.

Welke informatie moet er op de factuur voor de bureaustoel staan?

Een factuur van €250 of meer die fiscaal aftrekbaar is, moet ten minste de volgende informatie bevatten:

• Datum van uitgifte van de factuur
• Opvolgend factuurnummer van de verkoper
• Volledig adres van de verkoper (naam en adres, eventueel fiscaal nummer)
• Volledig adres van de koper (uw naam en adres waar u de stoel gebruikt)
• Hoeveelheid en gangbare naam van de geleverde bureaustoel
• Bedrag van de vergoeding en de belasting afzonderlijk (nettobedrag + brutobedrag)
• Toe te passen belastingtarief

Het volgende geldt voor facturen onder de 250 euro

• Volledige naam en adres van de verkoper
• Datum van uitreiking van de factuur
• Hoeveelheid en handelsbenaming van de geleverde bureaustoel
• Bedrag van de vergoeding en de daarover verschuldigde belasting in één bedrag (brutobedrag)
• Toepasselijk belastingtarief

Normaal gesproken bevat elke factuur die je ontvangt van een betrouwbare aankoop alle onderdelen. De verplichte onderdelen van een factuur zijn ook bindend voor de verkoper bij de belastingdienst.

Welke bonnetjes moet je bewaren om de fiscale aftrekbaarheid te kunnen bewijzen?

Hier geldt: better safe than sorry! Bewaar alle bonnetjes die je werkgerelateerde uitgaven bewijzen (werkgerelateerde uitgaven): Reisbonnetjes, parkeerbonnetjes, restaurantrekeningen, bureaustoelrekeningen en meer. Je kunt ze het beste zeven jaar bewaren. Dit is de periode waarin de belastingdienst om bewijs van je belastingaftrek kan vragen. Je hoeft de bonnetjes niet meteen in te leveren bij de belastingdienst, maar er kan op elk moment een controle plaatsvinden.

Wat is nog meer fiscaal aftrekbaar?

Belastingvoordelen zijn niet alleen beschikbaar voor ergonomische bureaustoelen. In principe is alles waarvan je kunt bewijzen dat je het op een of andere manier hebt aangeschaft voor het uitvoeren van je werk aftrekbaar. Dergelijke uitgaven worden ook wel inkomensgerelateerde uitgaven genoemd. Dit kunnen de volgende uitgaven zijn:

• Reis- en vervoerskosten
• werkkleding
• Bureaustoel of bureau
• Bijscholing en seminars
• werkmateriaal
• Telefoon- en internetkosten

De belastingdienst accepteert over het algemeen een vast bedrag voor dergelijke kosten per jaar: De zogenaamde forfaitaire inkomensafhankelijke kostenvergoeding. Met dit bedrag van 1.230 euro wordt al rekening gehouden in je maandelijkse inkomstenbelastingoverzicht, zelfs als je helemaal niets hebt uitgegeven. Alleen als je uitgaven hoger zijn dan 1.230 euro, heeft het zin om een belastingverevening uit te voeren.

Inkomensgerelateerde uitgaven kunnen niet direct worden teruggevorderd van de belastingdienst, maar ze verminderen de basis voor de berekening van je inkomstenbelasting, wat betekent dat de belastingdienst je mogelijk teveel betaalde belasting moet terugbetalen.

Meer gedetailleerde informatie over inkomensafhankelijke kosten vind je hier.

Rekenvoorbeeld: Aftrek bureaustoel voor belastingdoeleinden

Anton is softwareprogrammeur en is dolblij: hij heeft de perfecte bureaustoel gevonden bij Yaasa! Met zijn nieuwe Chair Classic werkt hij 1-2 dagen thuis, afhankelijk van de afspraken met zijn team. Hij heeft geen eigen kantoor aan huis, maar wel een ergonomisch ingerichte kantoorhoek in zijn woonkamer.

Anton heeft onlangs geleerd dat hij belasting kan besparen door de bureaustoel te kopen. En zo werkt het:

De Yaasa Chair Classic kostte Anton 398,00 € inclusief belasting. De factuur hiervoor ontving hij van Yaasa bij de aankoop. Anton bewaart de factuur in een map waarin hij al zijn werkgerelateerde uitgaven verzamelt.

Hierin zitten ook zijn rekeningen voor het maandelijkse buskaartje, zijn internetrekeningen en enkele bonnetjes voor boeken die hij heeft gekocht om meer te leren over programmeren.

Als het jaar ten einde loopt, besluit Anton om belastingaangifte te doen. Zijn werkgever heeft al inkomstenbelasting moeten betalen aan de belastingdienst van zijn maandelijkse salaris. Hij kan dit bedrag zien op zijn salarisstrook.

Anton kan nu echter de website van de belastingdienst gebruiken om de extra kosten in te dienen die hij dit jaar voor zijn werk heeft betaald. Deze zijn als volgt:

• 398,00 € voor de bureaustoel
• 428,00 € voor de Yaasa Desk One
• 80,00 € per maand voor het buskaartje
• 690,00 € voor boekaankopen
• 12.00 € per maand naar rato voor internet (hij gebruikt internet thuis voor 30% van zijn werk)

Dit resulteert in inkomensgerelateerde uitgaven van 2.620 euro voor Anton. Omdat dit hoger is dan de wettelijk veronderstelde forfaitaire inkomensafhankelijke kostenvergoeding van 1.230 euro, berekent de belastingdienst de inkomstenbelasting van Anton nu met een lagere berekeningsgrondslag. Het bedrag dat hij via zijn werkgever te veel heeft betaald, krijgt hij teruggestort op zijn rekening.

Bureaustoel: belastingaftrek loont!

Conclusie? Hoogwaardige apparatuur voor een thuiskantoor kan behoorlijk duur zijn! Maar je hoeft niet alles uit eigen zak te betalen, want onder bepaalde voorwaarden kun je kantoormeubilair aftrekken van je belastingen. Als je een nieuwe bureaustoel wilt voor thuiswerken, kan de belastingdienst een deel van de kosten vergoeden als

• je de bureaustoel regelmatig gebruikt om thuis te werken
• je voornamelijk vanuit huis werkt
• of als je geen andere werkplek beschikbaar hebt

Dus, waar wacht je nog op? Je kunt je bureaustoel dit jaar nog aftrekken van de belasting!