Augmente ta productivité avec ces 3 stratégies !

Lundi, 17 heures : la porte du bureau se referme derrière toi et tu quittes le bâtiment avec le sentiment d'avoir vraiment beaucoup progressé. La journée a été bien remplie. Tu t'es réveillé frais et dispos et tu as pu travailler de manière fluide et concentrée dès le début. Bien sûr, il y a eu des défis et des frictions ici et là, mais au final, tout s'est résolu. Une bonne journée. Une journée productive. Une de ces journées où 8 heures te paraissent 3 heures au maximum. Et tu sais que c'est exactement ce qui va se passer le reste de la semaine.

Un tel scénario n'est pas seulement le souhait de tous les employeurs, mais aussi de nombreux employés. Peu de gens aiment vraiment être paresseux et improductifs. Nous voulons tous faire ce que nous faisons bien et avec plaisir. Et pourtant, dans la pratique, nous sommes toujours confrontés à des baisses de régime.

Ces jours-là, qui sont tout le contraire d'une journée comme celle décrite ci-dessus, rien ne veut avancer. Bien que nous sachions qu'il n'y a pas d'autre moyen de contourner notre tâche, nous la repoussons, nous parcourons d'abord Facebook, puis Instagram, et nous passons finalement des heures sur des pages Wikipedia abstruses. Ces jours-là, rares sont ceux qui rentrent chez eux satisfaits.

Demain est aussi un autre jour : la procrastination

"Procrastination" est devenu un véritable mot à la mode au cours des dernières années - notamment parce que presque tout le monde peut s'identifier au sentiment décrit par ce mot. Le terme est dérivé du latin "procrastinare". Contraction de "pro" et de "crastinum", il signifie "pour demain" et décrit donc déjà parfaitement ce qui se passe dans la procrastination : les tâches et devoirs (désagréables) sont remis à plus tard et reportés à une date ultérieure.

Une personne qui procrastine peut passer des heures, des jours et des semaines à remettre à plus tard certaines tâches. Le processus lui-même est aussi conscient qu'inconscient et peut prendre des proportions presque obsessionnelles. Aucun procrastinateur ne se sent vraiment bien. La mauvaise conscience et les échéances de plus en plus pressantes sont des compagnons constants de la procrastination notoire. Mais pourquoi est-il si difficile de se défaire de cette situation désagréable ? Pourquoi ne pas simplement accomplir la tâche et en finir ? Si seulement c'était aussi simple !

Heureusement, il existe désormais de nombreuses stratégies qui peuvent aider à éliminer les différentes causes de la procrastination. Tout d'abord, il existe de nombreuses raisons différentes pour lesquelles les gens procrastinent. De la sous-sollicitation au surmenage, du manque de motivation au perfectionnisme à outrance : les causes de la procrastination sont aussi variées que les solutions. Nous te conseillons de ne pas te décourager si une stratégie ne fonctionne pas pour toi. Reste ouvert à l'expérimentation ! Il existe certainement une astuce pour toi aussi - il te suffit de la trouver.

1, 2 ou 3 : tu as le choix

Dans cet article de blog, nous te présentons trois stratégies qui te permettront de surmonter la procrastination ou de la prévenir à l'avance. Bien que les trois stratégies soient conçues de la même manière pour améliorer l'efficacité et la productivité, elles s'attaquent toutes à des points différents. Le seul point commun entre ces stratégies est qu'elles ne nécessitent pas ou peu d'outils pour être appliquées. Nous te souhaitons beaucoup de plaisir à les essayer !

1. "Eat That Frog" de Brian Tracy

La première stratégie que nous voulons présenter est le principe "Eat That Frog" de Brian Tracy. Dans notre équipe, c'est surtout Cécile, notre responsable régionale, qui est une fervente partisane de ce principe - et elle a pu depuis contaminer quelques autres membres de l'équipe.

Qui est Brian Tracy ?

Brian Tracy est un conférencier motivationnel et un auteur de best-sellers spécialisé dans le domaine des affaires et du développement personnel. "Eat That Frog" est l'ouvrage le plus connu de Tracy. Dans ce livre, il présente 21 stratégies qui doivent aider à surmonter la procrastination et à gagner ainsi en efficacité.

On n'embrasse pas les grenouilles, on les mange.

Brian Tracy tire son inspiration pour la stratégie "Eat That Frog" d'une citation de Mark Twain :

"If it's your job to eat a frog, it's best to do it first thing in the morning. And if it's your job to eat two frogs, it's best to eat the biggest one first".

Le message principal de cette citation est simple : si l'on doit manger une grenouille, il vaut mieux le faire dès le matin - et être ainsi sûr d'avoir passé la pire partie de la journée.

Brian Tracy applique cette sagesse simple à la vie quotidienne au travail : Celui qui commence la journée par la tâche la plus importante et la moins appréciée a la certitude rassurante que toutes les tâches restantes seront comparativement agréables et simples. Cela permet non seulement d'économiser de l'énergie et du temps, mais aussi des nerfs. Souvent, les tâches que nous voulons éviter ne sont pas seulement ennuyeuses parce qu'elles sont insignifiantes. Il s'agit souvent d'activités tout à fait essentielles dont l'exécution, quelle qu'en soit la raison, nous demande un effort particulier.

En s'occupant immédiatement de ces tâches, on peut être sûr de travailler efficacement et de ne pas retarder inutilement les processus.

Attention à ne pas s'étouffer !

Elle est là, ta grenouille. Elle croasse bruyamment, est un peu visqueuse et s'efforce toujours de t'échapper : l'attraper n'est pas une mince affaire. Et une fois que tu l'as bien en main, il te reste encore sa taille comme dernier obstacle. Manger une grenouille en entier, en une seule grande gorgée, peu de gens y parviennent.

Brian Tracy pousse la comparaison encore plus loin, et ce de manière très claire. Pour éviter de s'étouffer avec une tâche et de l'abandonner complètement, il conseille de la diviser en petites parties. De cette manière, la grenouille dans son ensemble perd également son caractère effrayant. Manger une grenouille entière, c'est grave. Mais une cuisse de grenouille ? Eh bien, c'est encore assez mauvais, mais en comparaison, c'est faisable.

Essaie de définir différents jalons et d'identifier à l'aide de ceux-ci les différentes étapes de travail. Celles-ci peuvent à leur tour être divisées en tâches plus petites. Plus les différentes étapes intermédiaires sont petites, mieux c'est ! L'objectif n'est pas de traiter de gros morceaux, mais de procéder étape par étape. Ainsi, tu peux être sûr de ne pas perdre ta motivation. Des progrès constants et clairement visibles t'aideront à rester motivé.

1. définis ta tâche
Avant de te mettre au travail, prends le temps de bien définir ta tâche et ton objectif. Que veux-tu atteindre ? À quoi doit ressembler le résultat final ?

2. nomme les étapes intermédiaires
Dès que tu sais ce que tu veux atteindre, tu peux commencer à définir les objectifs intermédiaires et à nommer les étapes de travail. Plus c'est détaillé, mieux c'est !

Si tu veux augmenter encore ta motivation, tu peux aussi fixer des délais et des échéances stricts pour chaque tâche. Une cause fréquente de procrastination est le manque de temps. Les personnes concernées ne deviennent productives que lorsqu'elles sont vraiment pressées. En créant des lignes de temps, tu peux créer toi-même une partie de cet effet - mais seulement si tu prends ces délais vraiment au sérieux. Si tu risques de perdre ta motivation et d'abandonner complètement en dormant une échéance, il est préférable de renoncer à l'avance à de tels délais.

En résumé, la stratégie "Eat That Frog" est un concept tout à fait utile. Qu'il s'agisse du travail quotidien au bureau ou de la gestion de grands projets, la stratégie "Eat That Frog" peut être appliquée de différentes manières et n'est certainement pas seulement intéressante pour les procrastinateurs tenaces.

Dans la vidéo, tu trouveras un résumé de la théorie. Tu trouveras certainement le livre complet dans ta librairie préférée. Il est également disponible sous forme de livre audio sur Spotify.

2. la "technique Pomodoro" de Francesco Cirillo

La technique Pomodoro : honnêtement, cela ne semble-t-il pas délicieux ? En fait, cette stratégie a quelque chose à voir avec la gastronomie italienne - mais (malheureusement) uniquement en ce qui concerne l'histoire de sa création.

Qui est Francesco Cirillo ?

Francesco Cirillo est un spécialiste de l'efficacité et de la productivité. En tant que consultant et formateur, il aide les entreprises à optimiser leurs processus. Son objectif : faire plus en moins de temps et avec moins d'efforts. La technique Pomodoro n'est pas seulement la stratégie de gestion de la productivité la plus connue de Cirillo, c'est aussi sa plus ancienne. Il l'a développée lorsqu'il était étudiant, afin d'améliorer sa propre efficacité. En fin de compte, il n'a pas seulement aidé sa propre personne, mais aussi beaucoup d'autres.

La technique Pomodoro : peut-on la manger ?

Qu'en est-il donc de cette technique qui sonne comme un plat délicieux ? Malheureusement, cette stratégie n'a pas grand-chose à voir avec la cuisine italienne. Elle tire son nom du mot italien signifiant "tomate". La raison en est une horloge de cuisine que Cirillo possédait lorsqu'il était étudiant : c'était l'outil préféré de Cirillo lorsqu'il s'agissait d'apprendre - et il se trouve qu'elle avait la forme d'une tomate.

L'horloge de cuisine de Cirillo, en forme de tomate, pouvait être réglée sur 25 minutes. Cirillo utilisait ces intervalles de temps pour étudier de manière cohérente et concentrée. Dès que le temps était écoulé, il faisait une pause - avant de se lancer dans la prochaine session de 25 minutes.

Bien que Cirillo ait développé la technique dans les années 80, la technique Pomodoro est encore très pertinente aujourd'hui - peut-être même plus que jamais. L'objectif de chaque session Pomodoro est de travailler de manière vraiment concentrée et focalisée, un défi qui est plus grand que jamais à l'époque de la numérisation et des smartphones. Après tout, entre le document Word sur lequel on travaille et l'immensité de l'Internet, il n'y a qu'un seul clic.

L'objectif de la technique Pomodoro est donc de travailler de manière vraiment concentrée et focalisée pendant un certain laps de temps. Dès que la minuterie est réglée, il n'y a plus rien d'autre que toi et ta tâche. Pas de téléphone portable, pas d'e-mails, rien.

Pour que ces phases soient vraiment cohérentes, tu peux déjà prendre quelques mesures au préalable. Dans un premier temps, tu dois définir clairement ta tâche. Cirillo déconseille de traiter plusieurs tâches en une seule unité Pomodoro. Car le multitasking invite également à la distraction, et donc à la procrastination. Décide donc sur quoi tu veux te concentrer et tiens-t'en à cela.

Veille également à avoir tout le matériel nécessaire devant toi sur la table. La règle est la suivante : pas plus, mais pas moins non plus. Tu peux ainsi éviter, avant même le début de la session, de devoir quitter ta table dans le temps imparti au pomodoro.

Une fois le temps écoulé, tu as l'occasion de faire une pause. De même que travail signifie travail, pause signifie pause. Ici aussi, sois cohérent et essaie de quitter consciemment ton bureau. Donne à tes pensées l'occasion de s'éloigner du travail. Ce n'est qu'ainsi que tu pourras ensuite repartir de plus belle.

La technique Pomodoro dans la pratique

Cirillo a formulé des recommandations claires pour la technique. Pour lui, plus les outils sont simples, mieux c'est. Selon lui, le tic-tac mécanique de l'horloge de cuisine a un effet psychologique qu'une minuterie numérique ne pourra jamais avoir sous cette forme. Et même si cela peut être vrai, tu n'as pas besoin d'investir dans une horloge de cuisine pour utiliser la technique Pomodoro à ton avantage.

En règle générale, il faut trouver son rythme. La durée des unités Pomodoro n'est pas gravée dans la pierre, pas plus que la durée des pauses. Qui sait, peut-être que les phases de pomodoro de 15 minutes te conviennent mieux ? Ou même des sessions de pomodoro de 35 minutes ? Sois prêt à expérimenter. La durée d'attention et de concentration varie d'une personne à l'autre. Il ne sert pas à grand chose d'essayer de te faire rentrer dans un moule. Profite plutôt de la liberté que t'offre la technique pour l'adapter entièrement à toi et à tes besoins. Mais sois aussi honnête avec toi-même. Note ce que tu ressens avec les différentes unités de temps et choisis finalement la variante la plus efficace pour toi.

En guise d'horloge, tu peux tout simplement utiliser la minuterie de ton smartphone - mais il existe désormais de nombreuses applications basées sur le principe de Pomodoro.

L'une d'entre elles est "Forest Grow", qui identifie les smartphones comme la source de distraction numéro un. En conséquence, l'application, dont la fonction de base est la minuterie, associe les phases de travail à une interdiction stricte d'utiliser le smartphone. De plus, elle fonctionne sur le principe de la gamification. Celui qui veut "gagner" ne doit pas utiliser son smartphone avant la fin du temps imparti.

Concrètement, cela se présente comme suit : Dans l'application "Forest", une jeune plante pousse pendant que le temps s'écoule seconde après seconde. Si tu prends ton téléphone portable avant la fin du temps imparti, tu tues la plante.

Forest Grow pour iOs :
https://itunes.apple.com/us/app/id1227501286

Forest pour Android :
https://play.google.com/store/apps/details?id=cc.forestapp&hl=de

Pomodoro : flexible, mais cohérent

La technique Pomodoro est très populaire parce qu'elle peut être adaptée de manière très flexible à ses propres besoins, tout en abordant un problème auquel beaucoup sont confrontés : Trop de distractions et pas assez de concentration. La technique Pomodoro fait passer l'autodiscipline d'un concept abstrait à une forme de comportement limitée dans le temps - et donc réalisable par tous.

3. la "règle des 2 minutes" de James Clear

La dernière technique que nous voulons présenter est aussi la plus récente et donc la moins connue des trois stratégies. Pourtant, la règle des 2 minutes de James Clear est aussi simple que géniale. De quoi as-tu besoin pour cela ? Rien du tout. Même pas beaucoup d'autodiscipline.

Qui est James Clear ?

James Clear se décrit lui-même comme un auteur, un haltérophile et un photographe. Il a fait sensation avec son livre "Atomic Habits", dans lequel il se concentre sur le développement personnel. Son œuvre est devenue un best-seller du New York Times - en revanche, il est (encore) relativement peu connu en Europe.

Deux minutes, c'est tout : Pour quoi ce temps est-il suffisant ?

Avec sa règle des deux minutes, Clear s'inspire du principe "Getting Things Done" de David Allen. Le principe de David Allen s'énonce comme suit :

"If it takes less than two minutes, then do it now".

Si une tâche prend moins de deux minutes, il est préférable de l'effectuer directement et sans plus attendre. Peu importe qu'il s'agisse de faire la vaisselle ou de régler une facture impayée. En éliminant directement les petites choses désagréables, on a aussi plus de temps pour se consacrer aux choses vraiment importantes.

Clear applique cette règle à tous les domaines et activités, mais surtout aux nouvelles habitudes et activités.

La règle des deux minutes stipule que tout peut être commencé en deux minutes. Peu importe qu'il s'agisse d'une tâche insignifiante ou d'un objectif vraiment grand et ambitieux : Tout peut être commencé en deux minutes.

Tout début est difficile. Tous les débuts sont faciles.

La règle des deux minutes touche ainsi exactement le point crucial de la procrastination : le début. En effet, la plupart des gens se mettent rapidement au travail une fois qu'ils ont commencé. Mais avant d'en arriver là, des heures, des jours, des semaines, voire des mois et des années peuvent s'écouler.

La règle des 2 minutes est un hack astucieux qui permet de contourner habilement le blocage mental que le fait de commencer provoque chez beaucoup. Clear explique l'idée derrière la règle des 2 minutes par la physique simple et se réfère à la première loi newtonienne : les corps physiques conservent leur mouvement jusqu'à ce qu'ils soient contraints de changer de mouvement par des circonstances ou des forces extérieures. Cela signifie également que les corps au repos restent au repos jusqu'à ce qu'une force extérieure les mette en mouvement. Une fois que ce mouvement existe, il est plus facile de le maintenir.

Selon Clear, cela concerne aussi bien les corps physiques que notre psychisme : une fois que l'on a commencé, il est plus facile de continuer.

Le premier pas est souvent le plus difficile

Comment la règle des deux minutes se traduit-elle dans la pratique ? Clear conseille de décomposer chaque tâche, chaque objectif et chaque projet en étapes simples. Par exemple, celui qui veut devenir écrivain ne devrait pas penser au roman à succès qu'il doit d'abord écrire, mais simplement rédiger quelques phrases. Dans la théorie de Clear, deux minutes constituent le cadre temporel dans lequel l'objectif abstrait doit être transformé en activité pratique. Son conseil : quel que soit ton objectif ou ta tâche, utilise maintenant deux minutes pour commencer.

Trois exemples illustrent comment cela peut se traduire dans la pratique :

• Objectif : courir régulièrement
  Mets tes chaussures. Sors dans la rue. Cours pendant les secondes restantes de tes deux minutes. Une fois ces 120 secondes écoulées, tu peux rentrer chez toi. Mais tu peux bien sûr continuer à courir aussi longtemps que tu le souhaites.
• Objectif : trier et nettoyer le bureau
  Allume ton ordinateur et commence à trier, nommer, classer et supprimer les données si nécessaire. Après 120 secondes, tu peux déjà arrêter. Ou alors, tu peux continuer selon ton humeur.
• Objectif : lire davantage
  Prends un livre de ton choix et commence à le lire. Tu n'as pas besoin de lire un chapitre, dix ou cinq pages. Lis simplement pendant deux minutes - ce sera probablement entre une et trois pages, selon ton rythme de lecture. Ensuite, tu peux poser le livre. Ou, si tu en as envie, tu peux continuer à lire.

Cette technique permet de réduire les grands objectifs et les projets ambitieux à ce qu'ils sont réellement : De nombreuses petites étapes qui sont en soi tout à fait réalisables - tant que l'on commence.

Makers gonna make !

La règle des 2 minutes ne met pas l'accent sur les résultats et les résultats, mais sur le processus de création et de réalisation. Comme pour tous les autres principes et théories, nous ne pouvons pas promettre le succès. Mais cela vaut toujours la peine d'essayer. Après tout, qu'est-ce que tu as à perdre ? 120 secondes ?

Sources & littérature complémentaire

• David Allen (2001) : Getting Things Done. L'art de la productivité sans stress.
• James Clear (2018) : Atomic Habits. Une manière simple et efficace de construire de bonnes habitudes et de briser les mauvaises.
• Brian Tracy (2001) : Eat That Frog. 21 façons de surmonter sa procrastination et d'en faire plus en moins de temps.
• https://francescocirillo.com/pages/pomodoro-technique
• https://jamesclear.com/how-to-stop-procrastinating
• https://open.spotify.com/album/0GG7XxEYcXsw08EIyyHqGE?si=PoasFtuyTAqgBdCOlntIkw

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