Timemanagement: tijdsplanning met het Eisenhower-principe

Maandagochtend, 8 uur: je hebt je koffie in je hand en bent klaar om aan de slag te gaan. Je to-do lijst ligt voor je, je hebt je agenda in beeld en je inbox staat open. Er ontbreekt nog één ding: een plan van waar je moet beginnen.

Logisch: we beginnen met de belangrijkste taak. Of je favoriete taak die weinig moeite kost om gemakkelijker te beginnen? Of juist met de ergste taak, volgens het motto "eerst het ergste"? Misschien is het allemaal niet zo logisch als het op het eerste gezicht lijkt.

Prioriteiten stellen is niet altijd gemakkelijk. Dit is precies waar het Eisenhower-principe om de hoek komt kijken: Met een eenvoudig schema voor het beoordelen van taken, heeft het principe zich weten te vestigen als een van de klassiekers van timemanagement. De strikte beoordeling van de verschillende taken maakt het gemakkelijker om taken te sorteren en ze vervolgens af te ronden. Maar laten we bij het begin beginnen.

Dwight D. Eisenhower: Amerikaanse president en genie op het gebied van timemanagement?

Iedereen die bekend is met de Amerikaanse geschiedenis weet dat Dwight D. Eisenhower zelden saai was. Het is dan ook niet verwonderlijk dat een van de bekendste timemanagementmethoden aan hem wordt toegeschreven. En dit ondanks het feit dat er eigenlijk geen historisch bewijs is dat Eisenhower de methode ooit heeft toegepast!

In plaats daarvan verwijst de naamgeving naar één van zijn toespraken uit 1954, waarin hij citeerde:

"Ik heb twee soorten problemen: dringende en belangrijke. De belangrijke zijn nooit urgent en de urgente zijn nooit belangrijk."

Wat betekent dit?

Eisenhower-principe: orde scheppen in chaos

De Eisenhower-methode is een eenvoudige manier om taken te categoriseren op basis van belangrijkheid en urgentie. Het principe is gebaseerd op de ingenieuze Eisenhower-matrix op twee assen: vier evaluatiecriteria vormen vier velden op basis waarvan taken kunnen worden gecategoriseerd:

Taken zijn urgent of niet urgent en belangrijk of niet belangrijk.

De resulterende vier velden worden gelabeld met de letters A, B, C en D. De taken worden gecategoriseerd als A-, B-, C- of D-taken.

In de praktijk kunnen de meeste taken op deze manier worden gecategoriseerd en gesorteerd.

Je kunt onze Eisenhower principesjabloon hier vinden:

Van theorie naar praktijk: De Eisenhower-matrix

Je hoeft geen Eisenhower-matrix te tekenen of uit te printen om de Eisenhower-methode toe te passen. Je hoeft hem alleen maar voor je te houden op het scherm terwijl je naar je takenlijst kijkt.

Stel jezelf nu de volgende twee vragen voor elk item op je takenlijst:

1. Is deze taak dringend of niet dringend?
2. Is deze taak belangrijk of onbelangrijk?

Op basis van de antwoorden weet je al in welke categorie elke taak valt. Noteer de corresponderende letter naast de taak.

De Eisenhower-methode helpt je niet alleen om een overzicht te krijgen van de urgentie en het belang van de taken. Het geeft ook specifieke instructies voor de verschillende taakcategorieën.

A-taken: A voor "topprioriteit"

Alle taken met de letter A hebben de hoogste prioriteit. Dit spreekt waarschijnlijk voor zich. Deze taken omvatten vooral taken die al gepland zijn - en vaak relatief krap.

Als je bijvoorbeeld morgen een belangrijke afspraak hebt met een klant en je moet er een presentatie voor voorbereiden, dan is dit een duidelijke A-taak die onmiddellijk moet worden voltooid. Je kunt het gewoon niet uitstellen.

De instructie van de Eisenhower-matrix is dienovereenkomstig eenvoudig: zorg dat het gebeurt. Onmiddellijk en persoonlijk.

B-taken: Veel meer dan hard werken

Iedereen kent ze, iedereen heeft ze: Taken die eigenlijk belangrijk zijn, maar niet urgent lijken en daarom het gevoel geven dat ze eeuwig op zich laten wachten. In de meeste gevallen zijn deze taken echter veel meer dan alleen maar druk werk en zijn ze essentieel voor de voortgang van je carrière.

Een voorbeeld hiervan is de herlancering van de website van het bedrijf zelf, die voortdurend wordt uitgesteld vanwege bestellingen van klanten.

De slimme toepassing van het Eisenhower-principe is hier: Plan. Door een tijdschema voor de taak op te stellen, zal het vroeg of laat een A-taak worden - en dus eindelijk worden voltooid!

C-taken: De vervelende stukjes en beetjes

C-taken zijn niet echt belangrijk. Eigenlijk wel. Maar ze moeten nog steeds gedaan worden. Een voorbeeld van een C-taak is het reserveren van een seminarruimte voor een workshop. Een taak die op zichzelf niet belangrijk is, maar toch moet worden uitgevoerd vanwege de urgentie.

Het Eisenhower principe zegt over C-taken: Delegeer. Als je de mogelijkheid hebt om de taak aan iemand anders over te dragen, doe het dan. Dit zal je tijd geven om je te concentreren op je A-taken.

Als je niet de mogelijkheid hebt om de taken te delegeren, moet je ze opnieuw evalueren: Is het echt een C-taak? Als je alleen verantwoordelijk bent voor de organisatie van de workshop, is het reserveren van de seminarruimte misschien meer een A-taak voor jou. En zoals we allemaal weten, moeten deze heel anders worden aangepakt.

D-taken: En weg ermee!

Als een taak niet belangrijk of dringend is, hoort hij niet thuis op je takenlijst, maar eerder op je verlanglijstje. De instructies van de Eisenhower-methode zijn dienovereenkomstig eenvoudig:"Elimineer" D-taken.

In principe kun je deze taken echter ook op de plank leggen. Als je genoeg tijd hebt om ze later af te handelen, kun je dat alsnog doen.

Een voorbeeld van zo'n taak is het lezen van een artikel dat je interesseert, maar dat geen acute relevantie heeft.

Het Eisenhower principe in de praktijk

Het Eisenhower principe is vooral één ding: pragmatisch.

taken worden beoordeeld aan de hand van duidelijke en gebruiksvriendelijke criteria en tegelijkertijd
gecategoriseerd. Het resultaat is een rechttoe rechtaan actiesheet die
to-do-lijsten en de uitvoering ervan vereenvoudigt. Er is hier geen ruimte voor toevalligheden en willekeur, en dat is maar goed ook. Toch?

Wij denken van wel: Ja en nee. Hoewel bepaalde taken absoluut niet mogen worden uitgesteld of uitgesteld, geloven we dat zelfs veronderstelde C- en D-taken hun plaats hebben op ons bureau. Urgentie en belangrijkheid betekenen immers verschillende dingen voor verschillende mensen en zijn altijd afhankelijk van de individuele situatie.

Onderzoek, bijscholing en zogenaamd "druk werk" zijn veel meer dan gewoon een leuk tijdverdrijf en betalen zich vaak terug op de lange termijn - zelfs als ze niet direct urgent of belangrijk zijn.

Eisenhower-methode: beslissingsondersteuning in stressvolle tijden

Toch kan de praktische waarde van het Eisenhower principe niet worden ontkend. Vooral in stressvolle periodes kan het principe je helpen om efficiënte beslissingen te nemen. Dit is niet de enige reden waarom het Eisenhower principe duidelijk zijn plaats heeft verdiend tussen de klassiekers van timemanagement.

Elementen van het Eisenhower Principe kunnen worden geïntegreerd in bijna elke bestaande dag- en tijdsplanning.

Bewust nadenken over taken in termen van belangrijkheid en urgentie kan bijzonder belangrijk zijn. Op deze manier kunnen blinde vlekken, zoals vaak vergeten B-taken, ook worden geïdentificeerd.

Wij denken: De Eisenhower-methode is zeker het proberen waard! Of het regelmatig toepassen van de methode dan een A- of B-taak voor je wordt, zal zeker in de praktijk blijken.