Időgazdálkodás: időtervezés az Eisenhower-elvvel

Hétfő reggel 8 óra: kezedben a kávé, és készen állsz a munkára. A teendőid listája előtted van, a naptáradat látod, és a postaládád nyitva van. Már csak egy dolog hiányzik: egy terv, hogy merre indulj el.

Logikus: a legfontosabb feladattal kezdjük. Vagy a kedvenc feladatoddal, ami kevés erőfeszítést igényel, hogy könnyebben belevágj? Vagy éppen ellenkezőleg, a legrosszabb feladattal, a "legrosszabbat először" mottó szerint? Lehet, hogy az egész nem is olyan logikus, mint amilyennek elsőre tűnik.

A fontossági sorrend felállítása nem mindig egyszerű. Pontosan itt jön a képbe az Eisenhower-elv: A feladatok értékelésének egyszerű sémájával az elv az időgazdálkodás egyik klasszikusaként tudott meghonosodni. A különböző feladatok szigorú értékelése megkönnyíti a feladatok szétválogatását és következésképpen azok elvégzését. De kezdjük az elején.

Zeitmanagement-Methode Eisenhower-Prinzip

Dwight D. Eisenhower: amerikai elnök és időgazdálkodási zseni?

Aki ismeri az amerikai történelmet, az tudja, hogy Dwight D. Eisenhower bizony ritkán volt unalmas. Ezért aligha meglepő, hogy az egyik legismertebb időgazdálkodási módszert neki tulajdonítják. És mindezt annak ellenére, hogy valójában nincs történelmi bizonyíték arra, hogy Eisenhower valaha is gyakorolta volna a módszert!

Ehelyett az elnevezés az egyik 1954-es beszédére utal, amelyben idézett:

"Kétféle problémám van: sürgős és fontos. A fontosak soha nem sürgősek, és a sürgősek soha nem fontosak".

Mit jelent ez?

Eisenhower-elv: rendet teremteni a káoszban.

Az Eisenhower-módszer a feladatok fontosság és sürgősség szerinti kategorizálásának egyszerű módja. Az elv alapja a két tengelyen futó, ötletes Eisenhower-mátrix: négy értékelési kritérium négy mezőt alkot, amelyek alapján a feladatok kategorizálhatók:

A feladatok vagy sürgősek vagy nem sürgősek , illetve fontosak vagy nem fontosak.

Az így kapott négy mezőt A, B, C és D betűkkel jelölik. A feladatok A, B, C vagy D kategóriába kerülnek besorolásra.

A gyakorlatban a legtöbb feladat így kategorizálható és rendezhető.

Eisenhower-elvű sablonunkat itt találja:

Eisenhower-Prinzip Vorlage

Az elmélettől a gyakorlatig: Az Eisenhower-mátrix

Az Eisenhower-módszer alkalmazásához nem kell Eisenhower-mátrixot rajzolnia vagy kinyomtatnia. Mindössze annyit kell tennie, hogy a képernyőn maga előtt tartja, miközben a teendői listáját nézegeti.

Most tegye fel magának a következő két kérdést a teendőlistája minden egyes tételéhez:

  1. Sürgős vagy nem sürgős ez a feladat?
  2. Fontos vagy nem fontos ez a feladat?

A válaszok alapján már tudja, hogy az egyes feladatok melyik kategóriába tartoznak. Jegyezze fel a megfelelő betűt a feladat mellé.

Az Eisenhower-módszer nemcsak abban segít, hogy áttekintést kapjon a feladatok sürgősségéről és fontosságáról. Konkrét utasításokat is ad a különböző feladatkategóriákhoz.

A-feladatok: A mint "elsőbbséget élvező"

Minden A betűvel jelölt feladatnak a legmagasabb prioritása van. Ez valószínűleg magától értetődő. Ezek közé a feladatok közé tartoznak különösen azok a feladatok, amelyek már be vannak ütemezve - és gyakran viszonylag szűkösek.

Ha például holnap fontos ügyféltalálkozód lesz, és erre egy prezentációt kell előkészítened, ez egyértelműen A feladat, amelyet azonnal el kell végezned. Egyszerűen nem lehet halogatni.

Az Eisenhower-mátrix által adott utasítás ennek megfelelően egyszerű: végezd el. Azonnal és személyesen.

Mann arbeitet konzentriert am Schreibtisch.

B feladatok: Sokkal több, mint kemény munka

Mindenki ismeri őket, mindenkinek vannak: Olyan feladatok, amelyek valójában fontosak, de nem tűnnek sürgősnek, és ezért úgy érzik, mintha örökké várakoznának. A legtöbb esetben azonban ezek a feladatok sokkal több mint egyszerű elfoglaltság, és a karrier előrehaladásához elengedhetetlenek.

Ilyen például a vállalat saját weboldalának újraindítása, amely az ügyfelek megrendelései miatt folyamatosan csúszik.

Az Eisenhower-elv okos utasítása itt a következő: Időbeosztás. Ha a feladatnak időkeretet szabunk, előbb-utóbb A feladattá válik - és így végre befejeződik!

C-feladatok: A bosszantó apróságok

A C-feladatok nem igazán fontosak. Tulajdonképpen. De mégis el kell végezni őket. Egy példa a C-feladatokra az lenne, hogy lefoglal egy szemináriumi termet egy workshopra. Egy olyan feladat, amely önmagában nem fontos, de a sürgőssége miatt mégis el kell végezni.

Az Eisenhower-elv a C-feladatokról szól: Delegálás. Ha lehetősége van arra, hogy átadja a feladatot valaki másnak, tegye meg. Így időt nyer, hogy az A feladatokra koncentrálhasson.

Ha nincs lehetősége a feladatok átruházására, akkor újra kell értékelnie azokat: Valóban C feladatról van szó? Ha Ön egyedül felelős a workshop megszervezéséért, a szemináriumi terem lefoglalása valójában inkább A feladat lehet az Ön számára. És mint tudjuk, ezeket teljesen másképp kell kezelni.

Aufgaben priorisieren mit der Eisenhower-Methode

D feladatok: És szabaduljon meg tőlük!

Ha egy feladat nem fontos és nem sürgős, akkor nincs helye a teendőid listáján, inkább a kívánságlistádon van a helye. Az Eisenhower-módszer utasításai ennek megfelelően egyszerűek:"Elimináld" a D feladatokat.

Elvileg azonban ezeket a feladatokat is felteheti a polcra. Ha van elég időd arra, hogy később foglalkozz velük, akkor még mindig megteheted.

Ilyen feladat például egy olyan cikk elolvasása, amely érdekli Önt, de nincs akut jelentősége.

Az Eisenhower-elv a gyakorlatban

Az Eisenhower-elv mindenekelőtt egy dolog: pragmatikus.

A feladatokat világos és könnyen használható kritériumok alapján értékelik, és egyúttal a
kategorizálják. Az eredmény egy egyszerű cselekvési lap, amely leegyszerűsíti a
tennivalólistákat és azok végrehajtását. Itt nincs helye a véletleneknek és az önkénynek, és ez jó dolog. Ugye?

Szerintünk igen: Igen és nem. Bár bizonyos feladatokat semmiképpen sem szabad elhalasztani vagy halogatni, úgy gondoljuk, hogy még a feltételezett C és D feladatoknak is megvan a helyük az asztalunkon. Hiszen a sürgősség és a fontosság különböző embereknek mást jelent, és mindig az adott helyzettől függ.

A kutatás, a továbbképzés és a feltételezett "elfoglaltság" sokkal több, mint kellemes időtöltés, és hosszú távon gyakran kifizetődő - még akkor is, ha nem azonnal sürgősek és nem fontosak.

Frau arbeitet und achtet auf die Zeit.

Eisenhower-módszer: döntéstámogatás stresszes időkben

Mindazonáltal az Eisenhower-elv gyakorlati értékét nem lehet tagadni. Különösen stresszes fázisokban segíthet az elv a hatékony döntéshozatalban. Nem ez az egyetlen ok, amiért az Eisenhower-elv egyértelműen kiérdemelte helyét az időgazdálkodás klasszikusai között.

Az Eisenhower-elv elemei szinte bármilyen meglévő napi és időtervezésbe beépíthetők.

Különösen fontos lehet a feladatok tudatos átgondolása a fontosság és a sürgősség szempontjából. Ez segíthet a vakfoltok, például a könnyen elfelejtett B-feladatok azonosításában is.

Gondolkodjunk: Az Eisenhower-módszer mindenképpen megér egy próbát! Hogy a módszer rendszeres alkalmazása aztán A- vagy B-feladattá válik-e az Ön számára, az a gyakorlatban biztosan kiderül.