Een sterk team blijven ondanks verschillende locaties: hoe je teamwerk op afstand goed doet!

Of ze nu thuis of overzee werken, de meeste teams werken tegenwoordig vroeg of laat op afstand samen. Dit betekent dat de individuele teamleden vanaf verschillende locaties samenwerken om een gemeenschappelijk doel te bereiken. Zoals in ons eigen team, kan dit 20 kilometer van het hoofdkantoor zijn of 9 uur vliegen.

De uitdaging blijft hetzelfde: een sterk team vormen ondanks het werken op afstand. In deze blogpost verkennen we tools en trucs om je te helpen succesvol samen te werken met je team ondanks de afstand.

Team arbeitet gemeinsam im Büro.

Wat zijn de voor- en nadelen van teamwerk op afstand?

Als je aan thuiswerken denkt, komen er verschillende ideeën bij je op: Aan de ene kant het comfort van je eigen vier muren, en aan de andere kant misschien gedachten aan eenzaamheid of verveling. Wij zien de volgende voor- en nadelen van samenwerken op afstand:

+ Meer ruimte voor je eigen leven

Samenwerken op afstand maakt het mogelijk om het individuele dagelijkse leven van teamleden beter te integreren. Mensen kunnen wonen en werken op de locatie van hun keuze (vooral relevant voor locaties in verschillende landen of steden) of tussendoor hun taken thuis vervullen.

Mann hat mehr Freizeit durch Remote Teamwork.

+ Meer visie door verschillende perspectieven

Mensen op verschillende locaties hebben, zorgt ook voor een dieper inzicht in andere klantsegmenten. Net zoals Cécile en Cornelia in het Yaasa-team directe klantenondersteuning bieden aan de Zwitsers, kunnen ze ook de markt daar aanvoelen en begrijpen. Dit schept ook vertrouwen bij klanten en dienstverleners als je actief bent waar je ook een vestiging hebt.

+ Meer tijd en energie

Doordat je niet meer hoeft te pendelen, sta je niet in de file of kun je dicht bij huis aan het werk. Dit vermindert stress en geeft meer energie om samen te werken.

Frau dehnt sich im Stehen an einem höhenverstellbaren Tisch im Homeoffice.


Al deze positieve aspecten zorgen ervoor dat alle teamleden zich meer op hun gemak voelen, wat op zijn beurt betekent dat iedereen productiever werkt en een betere balans tussen werk en privé bereikt. Aan de andere kant zijn de uitdagingen van het werken op afstand in een team minder aangenaam:

- Gebrek aan saamhorigheidsgevoel

Het is niet ongewoon dat teams in filialen veel kleiner zijn of zelfs "one-man-shows" zijn. Het gevoel deel uit te maken van het grotere team ontbreekt dan vaak en kan maar een paar keer per jaar echt worden ervaren. Daarom is het des te belangrijker om collega's op afstand te betrekken bij activiteiten en discussies en om gemeenschappelijke doelen te definiëren.

- Lange communicatiekanalen

Ondanks geavanceerde digitalisering duurt het vaak langer om te communiceren met teamgenoten op afstand. Korte vragen aan de andere kant van het bureau zijn niet meer mogelijk, evenmin als spontane brainstormsessies of sprankelende ideeën. Een transparante en altijd actuele communicatiestroom is daarom uiterst belangrijk voor teamwerk op afstand.

6 tips voor betere samenwerking op afstand

Voor- en nadelen daargelaten: met de juiste tools en richtlijnen werkt samenwerken veel efficiënter. We hebben onze "beproefde" tips uit ons eigen team samengevat die teamwerk op afstand makkelijker te beheren maken:

1. gebruik taakhulpprogramma's

Een belangrijke hoeksteen van elke samenwerking, op afstand of op locatie, is transparante communicatie. Het gebruik van praktische taakhulpprogramma's wordt aanbevolen om ervoor te zorgen dat iedereen op één lijn zit en blijft.

Alle to-dos worden ingevoerd in het programma, bijvoorbeeld "Asana", toegewezen en voorzien van deadlines. Toegewezen toegang betekent dat het hele team de status van de taken kan zien en dus altijd op de hoogte is.

Even praktisch zijn programma's die creatief of collaboratief werk ondersteunen: nieuwe ideeën of optimalisaties kunnen online in realtime worden genoteerd of geschetst. Een geweldig platform hiervoor is "Miro", waar ook mindmaps kunnen worden gemaakt.

Als tools als deze om verschillende redenen niet door het team kunnen worden gebruikt, moet je proberen de teamleden bewust op de hoogte te houden, bijvoorbeeld via teamchats of e-mails.

Tools für gelungenes Remote Teamwork.

2. Agenda's synchroniseren

Teamwork betekent samenwerken. Dit is alleen mogelijk als je weet wanneer de respectieve teamleden aanwezig en beschikbaar zijn. Een gesynchroniseerde kalenderfunctie is hiervoor het meest geschikt. Terwijl vergaderingen vaak automatisch worden ingevoerd via de e-mailagenda, is dat voor persoonlijke afspraken anders.

Zorg er als team voor dat je je "out-of-office" dagen of vakanties nauwgezet invoert en informeer het team bij kortstondige afwezigheden zodat de samenwerking vlot kan verlopen.

3. Verwaarloos privézaken en koetjes en kalfjes bewust niet

Gezelligheid en tijd met elkaar doorbrengen is uiterst belangrijk, vooral als je op afstand werkt. Wat er vaak op locatie gebeurt tijdens de koffiepauze ontgaat degenen die verder weg werken.

Probeer regelmatig (virtuele) bijeenkomsten te organiseren waar het niet over werk gaat, of neem voldoende tijd vóór vergaderingen om even over persoonlijke zaken te praten. Leuke en ongedwongen berichten in teamchats kunnen ook een goede manier zijn om teamcohesie op te bouwen.

Socializing mittels Videocalls bei Remote Teamwork.

4. infrastructuur optimaliseren

Niets is vervelender dan een gepland videogesprek waarbij alles misgaat: geen beeld, slechte internetverbinding, geen geluid. Je verliest meteen 10 minuten kostbare tijd totdat je de problemen hebt opgelost.

Het getuigt van respect en teamwork als er vroeg genoeg wordt gezorgd voor een goed functionerende infrastructuur voor samenwerking. Als je een vergadering organiseert met videogesprekken en schermdeling, moet je voldoende tijd nemen om alles op voorhand voor te bereiden. Deelnemers aan de vergadering moeten ook van tevoren controleren of hun camera, microfoon en koptelefoon goed werken.

Deze gewoonte bespaart niet alleen tijd, maar zorgt ook voor een positievere start van de vergadering en stimuleert de teambuilding.

5. Wees bereid compromissen te sluiten en heb geduld

Op afstand samenwerken betekent soms compromissen sluiten. Spontaniteit gaat vaak verloren, tijd is kort. Op afstand werken betekent vaak compromissen sluiten en geduld hebben als gesprekken wat langer duren, meer vragen moeten worden gesteld of meer e-mails moeten worden geschreven.

6 Definieer en streef gemeenschappelijke doelen na

Een team is vooral een team dat samenwerkt. Gedeelde overkoepelende doelen zijn uiterst belangrijk om een gevoel van saamhorigheid te creëren. Elk teamlid moet zijn rol in het grote geheel kennen en zichzelf kunnen zien als een waardevolle bijdrage aan het bereiken van de gedefinieerde doelen.

Regelmatige, grootschalige workshops om na te denken over het bereiken van doelen zijn ook een waardevol instrument voor teambuilding. Op deze manier weet iedereen in het team hoe de anderen het doen en kan er een gemeenschappelijke noemer worden gevonden van waaruit vooruitgang kan worden geboekt.

Mitarbeitende arbeiten gemeinsam im Büro an ergonomischen Möbeln.

Conclusie: Hoe zorg je voor teamcohesie ondanks het feit dat je vanuit huis en andere kantoren werkt?

Een sterk team kan ook samenwerken op verschillende locaties: Het belangrijkste is om een gemeenschapsgevoel te creëren. Als iedereen in het team het doel kent en zijn rol begrijpt, kun je er samen komen. Handige hulpmiddelen hierbij zijn organisatieprogramma's, regelmatige vergaderingen en gesprekken, en uiterst transparante communicatie. Met een goede dosis gemeenschapszin en motivatie staat niets een sterk team op afstand in de weg!