Növelje termelékenységét ezzel a 3 stratégiával!

Hétfő, délután 5 óra: Az iroda ajtaja becsapódik Ön mögött, és azzal az érzéssel hagyja el az épületet, hogy valóban sokat haladt előre. Sűrű nap volt ez a mai. Felfrissülve ébredtél, és már az elejétől kezdve zökkenőmentesen és koncentráltan tudtál dolgozni. Persze, voltak itt-ott kihívások és súrlódások, de végül mindent megoldottatok. Egy jó nap. Egy produktív nap. Egy olyan nap, amikor a 8 óra maximum 3 órának tűnik. És tudod, hogy a hét hátralévő része pontosan így fog folytatódni.

Egy ilyen forgatókönyv nemcsak minden munkáltató, hanem sok munkavállaló vágyálma is. Kevés ember élvezi igazán, hogy lusta és terméketlen. Mindannyian azt akarjuk csinálni, amit jól csinálunk, és élvezzük azt. A gyakorlatban mégis újra és újra megküzdünk a laza napokkal.

Ezeken a napokon, amelyek a fent leírt nap teljes ellentétei, valahogy semmi sem akar tovább menni. Bár tudjuk, hogy nincs más megoldás a feladatunkra, mégis halogatjuk, görgetjük a Facebookot, majd az Instagramot, és a végén órákat töltünk a Wikipedia absztrakt oldalain. Nagyon kevesen mennek haza elégedetten egy ilyen napról.

Holnap egy másik nap: halogatás

A "halogatás" igazi divatszóvá vált az utóbbi években - részben azért, mert szinte mindenki azonosulni tud azzal az érzéssel, amit a szó leír. A kifejezés a latin"procrastinare" szóbólszármazik. A"pro" és a"crastinum"szavak kombinációjaként valami olyasmit jelent, mint "holnapra", és ezért tökéletesen leírja azt, ami a halogatással történik: a (kellemetlen) feladatokat és kötelességeket elhalasztjuk és egy későbbi időpontra halasztjuk.

A halogató emberek órákig, napokig és hetekig halogathatnak bizonyos feladatokat. Maga a folyamat tudatosan és tudattalanul is zajlik, és szinte rögeszmés méreteket ölthet. Egyetlen halogató sem érzi magát igazán jól. A rossz lelkiismeret-furdalás és az egyre sürgetőbb határidők a hírhedt halogatás állandó kísérői. De miért olyan nehéz kilépni ebből a kellemetlen helyzetből? Miért nem lehet egyszerűen befejezni a feladatot és túlesni rajta? Bárcsak ilyen egyszerű lenne!

Szerencsére ma már számos olyan stratégia létezik, amely segíthet megszüntetni a halogatás különböző okait. Először is, sokféle oka van annak, hogy az emberek miért halogatják a dolgokat. Az alulterheltségtől a túlterheltségig, a motivációhiánytól a túlzott maximalizmusig: a halogatás okai éppoly változatosak, mint a megoldások. Azt tanácsoljuk, hogy ne csüggedjen, ha egy stratégia nem működik az Ön esetében. Kísérletezzen tovább! Biztosan létezik az Ön számára is megfelelő trükk - csak meg kell találnia.

1, 2 vagy 3: a választás az Öné.

Ebben a blogbejegyzésben három stratégiát mutatunk be, amelyekkel leküzdheted a halogatást, vagy előre megelőzheted teljesen. Bár mindhárom stratégia egyformán a hatékonyság és a termelékenység növelésére irányul, mindhárom más-más ponton kezdődik. Az egyetlen közös a stratégiákban, hogy alkalmazásukhoz nincs vagy alig van szükség eszközökre. Reméljük, élvezettel próbálja ki őket!

1 "Eat That Frog" (Edd meg azt a békát) Brian Tracy-től

Az első stratégia, amit szeretnénk bemutatni, Brian Tracy "Eat That Frog" elve. A mi csapatunkban különösen a regionális vezetőnk, Cécile a nagy szószólója ennek az elvnek - és azóta már több más csapattagot is sikerült megfertőznie vele.

Ki az a Brian Tracy?

Brian Tracy motivációs előadó és bestseller író, aki az üzleti és személyes fejlődésre szakosodott. Az "Eat That Frog" Tracy legismertebb műve. A könyvben 21 stratégiát mutat be a halogatás leküzdésére és a nagyobb hatékonyság elérésére.

A békákat nem csókolgatod, hanem megeszed.

Brian Tracy az "Eat That Frog" stratégiát Mark Twain egyik idézetéből merítette:

"Ha az a dolgod, hogy megedd a békát, akkor a legjobb, ha reggel teszed meg először. És ha az a munkád, hogy két békát egyél meg, akkor a legjobb, ha a legnagyobbat eszed meg először."

Az idézet egyszerű lényege: ha békát kell enned, a legjobb, ha reggel teszed meg először - és biztos lehetsz benne, hogy a nap legrosszabb részét már magad mögött tudhatod.

Brian Tracy ezt az egyszerű bölcsességet alkalmazza a mindennapi munkában: Ha a napot a legnagyobb és legkevésbé kedvelt feladatoddal kezded, a nap hátralévő részében megnyugtató bizonyosságot kapsz, hogy az összes többi feladat viszonylag kellemes és könnyű lesz. Ez nemcsak energiát és időt, hanem idegeket is megtakarít. Gyakran a feladatok, amelyeket szeretnénk elkerülni, nem csak azért idegesítőek, mert értelmetlenek. Gyakran alapvető fontosságú feladatok, amelyek elvégzése valamilyen okból kifolyólag sok erőfeszítést igényel.

Ha az ilyen feladatokat mindig azonnal vállalja, biztos lehet benne, hogy hatékonyan dolgozik, és nem késlelteti feleslegesen a folyamatokat.

Vigyázzon, nehogy megfulladjon!

Itt van tehát a békád. Hangosan kvákog, kicsit nyálkás és mindig megpróbál elugrani Öntől: nem könnyű feladat megfogni. És ha már egyszer megragadtad, a mérete még mindig az utolsó akadály. Egy békát egészben, egy nagy kortyban megenni csak keveseknek sikerül.

Brian Tracy itt még tovább viszi a mentális összehasonlítást - méghozzá nagyon szemléletesen. Ahhoz, hogy ne fulladjunk bele egy feladatba, majd ne hagyjuk abba teljesen, azt tanácsolja, hogy a feladatot kisebb részekre bontsuk. Így a béka egésze veszít a borzalomból. Egy egész békát megenni rossz. De egy béka lábát? Nos, még mindig elég rossz, de ehhez képest elvégezhető.

Próbáljon meg különböző mérföldköveket meghatározni, és ezeket felhasználni a munka különböző szakaszainak azonosítására. Ezeket viszont kisebb feladatokra lehet lebontani. Minél kisebbek a különböző köztes lépések, annál jobb! A cél nem a nagy darabok ledolgozása, hanem a lépésről lépésre való haladás. Így biztos lehet benne, hogy nem veszíti el a motivációját. A folyamatos és jól látható előrehaladás segít motiváltnak maradni.

1. Határozza meg a feladatát
Mielőtt munkához lát, szánjon időt arra, hogy pontosan meghatározza a feladatát és a célját. Mit akarsz elérni? Hogyan szeretné, ha a végeredmény kinézne?

2. Nevezze meg a köztes lépéseket
Amint tudja, hogy mit szeretne elérni, elkezdheti meghatározni a köztes célokat és megnevezni a munkalépéseket. Minél részletesebben, annál jobb!

Ha még tovább szeretné növelni a motivációját, akkor az egyes feladatokhoz szigorú idő- és határidőhatárokat is beállíthat. A halogatás gyakori oka az időkeret hiánya. Az emberek csak akkor válnak produktívvá, ha valóban szorít az idő. Az időhatárok kialakításával bizonyos mértékig maga is megteremtheti ezt a hatást - de csak akkor, ha ezeket a határidőket valóban komolyan veszi. Ha fennáll a veszélye annak, hogy elveszíti a motivációját, és teljesen feladja, ha elmulaszt egy határidőt, akkor jobb, ha előre lemond az ilyen időkeretekről.

Összefoglalva, az "Eat That Frog" stratégia nagyon hasznos koncepció. Legyen szó akár az irodai napi munkáról, akár a nagy projektek kezeléséről, az "Eat That Frog" stratégia sokféleképpen alkalmazható, és biztosan nem csak a makacs halogatók számára érdekes.

A videó dióhéjban összefoglalja az elméletet. A teljes könyvet természetesen beszerezheted a helyi könyvesboltban, és hangoskönyvként is elérhető a Spotify-on.

2. A "Pomodoro technika" Francesco Cirillo tollából.

A Pomodoro technika: Őszintén szólva, hát nem hangzik istenien? Valójában ennek a stratégiának van köze az olasz konyhához - de (sajnos) csak a keletkezését tekintve.

Ki az a Francesco Cirillo?

Francesco Cirillo a hatékonyságra és a termelékenységre specializálódott. Tanácsadóként és oktatóként támogatja a vállalatokat a folyamatok optimalizálásában. Célja, hogy kevesebb idő alatt és kevesebb erőfeszítéssel többet érjenek el. A Pomodoro technika nemcsak Cirillo legismertebb termelékenység-kezelési stratégiája, hanem egyben a legrégebbi is. Még diákkorában fejlesztette ki, hogy saját hatékonyságát növelje. Végül azonban nemcsak saját magán, hanem sok más emberen is segített.

A Pomodoro technika: Meg lehet enni?

Miről is szól ez a finom ételnek hangzó technika? Sajnos a stratégiának kevés köze van az olasz konyhához. A név az olasz "paradicsom" szóból származik. Ennek oka egy konyhai óra, amelyet Cirillo diákként birtokolt: ez volt Cirillo kedvenc eszköze, amikor tanulni akart - és történetesen paradicsom alakú volt.

Cirillo paradicsom alakú konyhai óráját 25 percig lehetett beállítani. Cirillo ezeket az időtartamokat következetes és koncentrált tanulásra használta. Amint letelt az idő, szünetet tartott - majd elkezdte a következő 25 perces foglalkozást.

Bár Cirillo már az 1980-as években kifejlesztette a technikát, a Pomodoro technika ma is rendkívül aktuális - talán még inkább, mint valaha. Minden Pomodoro munkamenet célja a valóban koncentrált és összpontosított munka elérése, ami a digitalizáció és az okostelefonok korában minden eddiginél nagyobb kihívás. Végül is csak egyetlen kattintás választja el a Word-dokumentumot, amelyen éppen dolgozol, és az internet végtelen kiterjedését.

A Pomodoro technika célja, hogy egy bizonyos ideig igazán koncentráltan és összpontosítva dolgozzunk. Amint az időzítő elindul, nincs más, csak te és a feladatod. Nincs mobiltelefon, nincsenek e-mailek, semmi.

Annak érdekében, hogy valóban következetesen tartsd magad ezekhez a fázisokhoz, előre megtehetsz néhány intézkedést. Az első lépés, hogy világosan definiáld a feladatodat. Cirillo azt tanácsolja, hogy egy Pomodoro egységben ne dolgozzunk több feladaton. A multitasking ugyanis a figyelemelterelésre és ezáltal a halogatásra is ösztönöz. Döntse el tehát, hogy mire akar koncentrálni, majd ragaszkodjon hozzá.

Győződjön meg arról is, hogy minden szükséges anyag ott van az asztalán, maga előtt. A szabály: nem több, de nem is kevesebb. Így elkerülheted, hogy a Pomodoro időn belül el kelljen hagynod az asztalodat, mielőtt az ülés elkezdődik.

Ha letelt az idő, lehetőséged van szünetet tartani. Ahogy a munka munkát jelent, úgy a szünet is szünetet jelent. Légy itt is következetes, és próbáld meg tudatosan elhagyni az asztalodat. Adj lehetőséget a gondolataidnak, hogy elszakadjanak a munkától. Csak így tudsz utána felfrissülve újrakezdeni.

A Pomodoro technika a gyakorlatban

Cirillo egyértelmű ajánlásokat fogalmazott meg a technikával kapcsolatban. Számára minél egyszerűbbek az eszközök, annál jobb. Szerinte a konyhai időzítő mechanikus ketyegésének olyan pszichológiai hatása van, amit egy digitális időzítő ebben a formában soha nem tud elérni. És még ha ez igaz is, nem kell feltétlenül konyhai időzítőbe beruházni ahhoz, hogy a Pomodoro technikát hasznosítani lehessen.

Általánosságban: találja meg a ritmusát. A Pomodoro egységek időtartama éppúgy nincs kőbe vésve, mint a szünetek időtartama. Ki tudja, lehet, hogy a 15 perces Pomodoro-fázisok jobban megfelelnek neked? Vagy akár a 35 perces Pomodoro szakaszok? Készülj fel a kísérletezésre. A figyelem és a koncentráció időtartama egyénenként változó. Kevés haszna van annak, ha megpróbálja magát egy formába kényszeríteni. Ehelyett használja ki a technológia nyújtotta szabadságot, hogy Önhöz és az igényeihez igazítsa. De legyen őszinte önmagához is. Jegyezze fel, hogyan érzi magát a különböző időegységekkel, és végül válassza a leghatékonyabb lehetőséget az Ön számára.

Használhatja egyszerűen az okostelefonján lévő időzítőt óraként - de ma már számos olyan alkalmazás is létezik, amely a Pomodoro elvén alapul.

Ezek egyike a "Forest Grow", amely az okostelefonokat azonosítja a figyelemelterelés első számú forrásaként. Ennek megfelelően az alkalmazás, amely alapvetően egy időzítő, a munkafázisokat szigorú okostelefon-tilalommal köti össze. Emellett a gamifikáció elve alapján működik. Aki itt "nyerni" akar, az az idő lejárta előtt nem használhatja az okostelefonját.

Konkrétan ez így néz ki: Az "Erdő" alkalmazásban egy finom kis növény növekszik, miközben az idő másodpercről másodpercre fogy. Ha az idő lejárta előtt a mobiltelefonodért nyúlsz, elpusztítod a növényt.

Forest Grow for iOs:
https://itunes.apple.com/us/app/id1227501286 https://itunes.apple.com/us/app/id1227501286

Forest for Android:
https://play.google.com/store/apps/details?id=cc.forestapp&hl=de https://play.google.com/store/apps/details?id=cc.forestapp&hl=de

Pomodoro: Rugalmas, de következetes

A Pomodoro technika éppen azért olyan népszerű, mert rugalmasan a saját igényeidhez igazítható, miközben egy olyan problémával foglalkozik, amellyel sokan szembesülnek: Túl sok a figyelemelterelés és túl kevés a koncentráció. A Pomodoro technika az önfegyelmet absztrakt fogalomból egy időben korlátozott viselkedési formává változtatja - így mindenki számára megvalósíthatóvá válik.

3. A "2 perces szabály" James Clear-től

Az utolsó technika, amit be akarunk mutatni, egyben a három stratégia közül a legfiatalabb és ezért a legkevésbé ismert is. James Clear 2 perces szabálya ugyanolyan egyszerű, mint amilyen zseniális. Mire van szükséged hozzá? Semmire. Még sok önfegyelemre sem.

Ki az a James Clear?

James Clear íróként, súlyemelőként és fotósként írja le magát. Nagy feltűnést keltett az "Atomic Habits" című könyvével, amelyben a személyiségfejlesztésre összpontosít. Műve New York Times bestseller lett - Európában azonban (még) viszonylag ismeretlen.

Két perc: Mire elég egyáltalán ez az idő?

Clear 2 perces szabálya David Allen "Getting Things Done" elvén alapul. David Allen elve a következő:

"Ha két percnél kevesebb időbe telik, akkor csináld meg most".

Ha egy feladat kevesebb mint két percet vesz igénybe, akkor a legjobb, ha azonnal, minden további késlekedés nélkül elvégezzük. Nem számít, hogy mosogatásról vagy egy kifizetetlen számláról van szó. Ha a kellemetlen apróságokat azonnal elintézed, több időd marad az igazán fontos dolgokkal foglalkozni.

Clear ezt a szabályt minden területre és tevékenységre - de mindenekelőtt az új szokásokra és tevékenységekre - alkalmazza.

A 2 perces szabály azt mondja ki, hogy mindent el lehet kezdeni két percen belül. Függetlenül attól, hogy triviális feladatról vagy egy igazán nagy és ambiciózus célról van szó: Mindent egyformán el lehet kezdeni két percen belül.

Minden kezdet nehéz. Minden kezdet könnyű.

Ez azt jelenti, hogy a 2 perces szabály a halogatás lényegét találja el: a kezdetet. A legtöbb ember ugyanis gyorsan beletalál a munkafolyamatba, ha egyszer elkezdte. Azonban órákba, napokba, hetekbe vagy akár hónapokba és évekbe is telhet, mire eljutnak odáig.

A 2 perces szabály egy okos hack, amellyel ügyesen megkerülhető az a mentális blokk, amelyet a kezdés sok emberben okoz. Clear egyszerű fizikával magyarázza a 2 perces szabály mögötti gondolatot, és Newton első törvényére hivatkozik: a fizikai testek mindaddig megtartják mozgásukat, amíg külső körülmények vagy erők nem kényszerítik őket mozgásuk megváltoztatására. Ez azt is jelenti, hogy a nyugalomban lévő testek mindaddig nyugalomban maradnak, amíg egy külső erő mozgásba nem hozza őket. Ha ez a mozgás már megvan, könnyebb fenntartani.

Clear szerint ez a fizikai testre és a pszichénkre egyaránt érvényes: ha egyszer elkezdtük, könnyebb folytatni.

Az első lépés gyakran a legnehezebb

Hogyan néz ki tehát a 2 perces szabály a gyakorlatban? Clear azt tanácsolja, hogy minden feladatot, minden célt és minden törekvést bontsunk egyszerű lépésekre. Ha például író akarsz lenni, akkor ne arra gondolj, hogy először meg kell írnod a bestseller regényt, hanem egyszerűen írj meg néhány mondatot. Clear elméletében 2 perc az az időkeret, amely alatt az elvont célt gyakorlati tevékenységgé kell alakítani. Azt tanácsolja: Bármi legyen is a célod vagy a feladatod - használj ki most két percet arra, hogy belevágj.

Három példával illusztráljuk, hogy ez hogyan nézhet ki a gyakorlatban:

• Cél: Menj el rendszeresen futni
  Vedd fel a cipődet. Menj ki az utcára. Fuss a két percből hátralévő másodpercekig. Ennek a 120 másodpercnek a végén hazamehetsz. Természetesen addig folytathatod a futást, ameddig csak szeretnéd.
• Cél: Rendezd és takarítsd ki az asztalodat
  Kapcsold be a számítógépedet, és kezdd el rendezni, elnevezni, iktatni és törölni az adatokat, ahol szükséges. A műveletet 120 másodperc után abbahagyhatja. Vagy folytasd, ahogy a kedved tartja.
• Cél: Olvass többet
  Vegyél egy tetszőleges könyvet, és kezdj el olvasni. Nem kell egy fejezetet, tíz vagy öt oldalt elolvasnod. Csak olvass két percig - ez valószínűleg egy és három oldal között lesz, az olvasási sebességedtől függően. Ezután leteheted a könyvet. Vagy, ha úgy érzed, folytasd az olvasást.

Ez a technika arra is használható, hogy a nagy célokat és ambiciózus projekteket lebontsd arra, amik valójában: Sok-sok apró lépés, amelyek önmagukban is megvalósíthatók - feltéve, hogy belevágsz.

Makers gonna make!

A 2 perces szabály nem az eredményekre és a végeredményekre összpontosít, hanem az alkotás és a cselekvés folyamatára. Mint minden más elv és elmélet esetében, itt sem ígérhetünk sikert. De egy próbát mindenképpen megér. Végül is, mit veszíthetsz? 120 másodperc?

Források és további olvasnivalók

• David Allen (2001): Getting Things Done. A stresszmentes termelékenység művészete.
• James Clear (2018): Atomic Habits. Egyszerű és bizonyított módszer a jó szokások kialakításához és a rossz szokások megtöréséhez.
• Brian Tracy (2001): Eat That Frog. 21 módszer a halogatás leküzdésére, és hogy kevesebb idő alatt többet tegyél meg.
• https://francescocirillo.com/pages/pomodoro-technique
• https://jamesclear.com/how-to-stop-procrastinating
• https://open.spotify.com/album/0GG7XxEYcXsw08EIyyHqGE?si=PoasFtuyTAqgBdCOlntIkw

Képek és ikonok:

Képek az unsplash.com, pixabay.com, fr eepik.com, pixabay.com és falticon.com ol dalakon keresztü l: Ikonok Nikita Golu bev, geotatah, Dari us Dan, phot o3idea_ studio, Eucalyp és Freepik Képek az unsplash.com, pixabay.com, freepik. com oldalakon keresztül.